Time-Soft

Benutzerhandbuch
zur
Time-Soft Zeiterfassung


ZEITundZUTRITT Telefon: +49 700 40444011
Brock 36 Telefax: 0721/98450-69
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Inhalt

1 Einleitung

1.1 Installationsablauf

Für die Installation und Einrichtung der Stammdaten sowie der Abschlusstests muss mit mindestens 2-3 Tagen gerechnet werden.
Für die ordnungsgemäße Installation der Software und Hardware sind die folgenden Abschnitte unbedingt durchzuarbeiten:


1. Vorbereitung der Stammdaten auf Papier mit Hilfe der Liste der vorzubereitenden Tätigkeiten.
Diese Liste erhalten Sie in der neuesten Version entweder bei Ihrem Händler, oder Sie drucken diese Liste nach der Softwareinstallation über die entsprechende Hilfefunktion aus.

2. Einstellungen in der Windows-Systemumgebung
(siehe Kapitel Installation Time-Soft, Seite 108).

3. Software installieren
(siehe Kapitel Installation Time-Soft, Seite 108).

4. Schulung der Grundelemente

5. Schulung der Softwarestruktur

6. Druck der Erstinstallationsanleitung

7. Installation der speziellen Zeiterfassungs-Hardware

8. Einrichten der Personalzeiterfassung

9. Optional Einrichten der Projekt-/Auftragszeiterfassung/Zutrittssteuerung

10. Einrichten von Passwörtern, Benutzern und deren Rechte

2 Personalzeiterfassung

2.1 Stammdaten

Viele Stammdaten sind voneinander abhängig, deshalb ist die in der Hilfe (Erstinstallation/Ablauf der Installation) vorgeschlagene Reihenfolge der Stammdatenanlage zwingend einzuhalten.

2.1.1 Systemmenü (14Z0)

Hier werden die Grundparameter eingestellt. Diese Einstellungen gelten bei einer Netzwerkinstallation individuell für jeden angeschlossenen PC, auf dem diese Software eingerichtet ist (Eintrag in die "Timesoft.ini").
Wichtig: Die Speicherung erfolgt in dieser Maske erst mit Betätigung der Taste: "OK" !

2.1.1.1Register Systemsteuerung

Hier werden die Grundparameter eingestellt. Diese Einstellungen gelten bei einer Netzwerkinstallation individuell für jeden angeschlossenen PC, auf dem diese Software eingerichtet ist (Eintrag in die "Timesoft.ini").
Wichtig: Die Speicherung erfolgt in dieser Maske erst mit Betätigung der Taste: "OK" !

Verarbeitungsart

Manuelle Verarbeitung: Die Verarbeitung der Daten erfolgt nur auf Tastendruck (Menü 11V oder Menü 111V).
Zeitgesteuerte Verarbeitung: Für die automatische Verarbeitung in der Nacht (z.B. 04:00 Uhr) muss die Zeiterfassungs-Software aktiv sein.

Verarbeitungsstart

1: .... 4: Bis zu vier Zeitpunkte, zu denen die Verarbeitung beginnen soll. Es erfolgt eine "Verarbeitung lang".

Time-Soft beenden

Hier wird die Uhrzeit angegeben, bei der die Anwendung heruntergefahren wird. Typischer Einsatzzweck ist die Datensicherung. Wenn "00:00" eingetragen ist, läuft die Anwendung ohne Unterbrechung.

Auch Windows beenden

Mit diesem Optionsfeld wird festgelegt, ob mit dem Herunterfahren der Anwendung auch Windows beendet werden soll. Diese Option wird nur bei Win 95 unterstützt.

Terminalart:

In der Liste werden alle unterstützten Terminaltypen aufgelistet.
NOT ist die Einstellung falls keine Buchungsterminals vorhanden sind (z.B. nur Softterm)

Schichtpause:

Die Zeit, die bei einem Mehrschichtbetrieb zwischen zwei Schichten liegen muss, damit die Schichterkennung den Beginn einer neuen Schicht feststellen kann. Standardwert: 4 Stunden (siehe Kapitel Schichterkennung).

Polling-/Verarb.intervall:

Hier wird das Intervall in Minuten angegeben, nach dessen Ablauf der Pollingrechner die Terminals wieder aktualisiert. Es erfolgt ein Polling (Kommunikation mit angeschlossenen Terminals) und eine "Verarbeitung kurz".

Anzahl der Monate für Monatsplanberechnung

Wenn für einen Mitarbeiter kein Monatsplan erstellt wurde (Menü 1,4,F), ermittelt das Zeiterfassungssytem dies automatisch für die Anzahl von Monaten in die Zukunft, die hier festgelegt wird (Standard = 3).

Systeminformationen

Serien-Nummer, Lizenzierte Module, Verweis auf die Datendatenbank

Salden-Download

Ermittlung der Zeitkonten (Salden, Gleitzeit, Zutrittsprofile etc.) und Bereitstellung dieser Daten für die Erfassungsterminals. Diese Taste wird z.B. bei Einsatz von neuen Terminals benötigt. Danach sollte ein Polling gestartet werden, damit die Daten in die Terminals übertragen werden.

Verarbeitung freigeben

Falls ein Verarbeitungszyklus nicht korrekt beendet wird (z.B. Stromausfall, Programmabsturz etc.), kann die Verarbeitungssperre hier wieder freigegeben werden. Die Fehlermeldung "Verarbeitung auf einer anderen Station gestartet" wird mit dieser Aktion behoben.

Löschparameter

Definition der Parameter, wann was gelöscht werden kann.

OK

Übernahme der eingestellten Werte.

Drucker prüfen

Zurücksetzung aller Berichte auf den momentan definierten Standarddrucker.

2.1.1.2 Register Sonstige Parameter

Anzeigeformat

Darstellung der Zahlen im gesamten Time-Soft-Programm. Entweder in "Stunden und Minuten" oder in "Stunden und Dezimalstunden". Diese Einstellung kann wie alle Einstellungen in dieser Maske für jeden PC individuell eingestellt werden.

Firmenlogo

Hier können Sie mit der Funktion "Bearbeiten" und "Objekt einfügen" ein Bild oder einen Schriftzug speichern. Dieses Logo wird auf die Personalausweiskarten gedruckt. Technische Anleitung siehe OLE.

Auftragszeit = Personalzeit bei Nachkalkulation

für alle Personalzeiten soll die Auftragszeit übernommen werden.

Letzte Feiertagskontrolle

Wann erfolgte die letzte Kontrolle, ob eine Feiertagsverbuchung durchzuführen ist. Bei der Erstinstallation ist dieser Parameter auf den aktuellen Tag der Installation einzustellen, also nicht in die Zukunft oder in die Vergangenheit.

PCS-Version

Es gibt Version 1 bis 4.

Sprache

Deutsch: DM
Schweiz: Franken (z.B. bei der Nachkalkulation).

2.1.1.3 Register Logbuch

Hier werden die Start- und Endzeitpunkte der Verarbeitungsprozesse aufgelistet. Die Anzeige ist rückwärts sortiert und kann mit den Aktionstasten gedruckt oder gelöscht werden.

2.1.2 Abteilung (14N0)

Abteilungsdefinitionen ermöglichen eine Zusammenfassung von Mitarbeitern, die gemeinsam einen verantwortlichen Zeiterfassungbetreuer haben. Die Zugriffsberechtigungen auf einzelne Mitarbeiter wird ebenfalls über diese Abteilungszuordnung gesteuert.

Es muss mindestens eine Abteilung definiert sein. Defaultwert ist für die allgemeine Abteilung = "alle".

Abteilung

Eindeutiger Name der Abteilung. Defaultabteilung = "alle" sollte nicht gelöscht werden.

Kurztext, Beschreibung

Kurze Beschreibung, ausführliche Beschreibung.

Vorgesetzte dieser Abteilung

Die hier angegebenen Mitarbeiter erhalten die Berechtigung auf die Mitarbeiter zuzugreifen, die der oben genannten Abteilung zugeordnet sind. Diese Einschränkung erfolgt bei den monatlichen Auswertungen (12D0) oder bei dem Softwareterminal mit Abteilungsleiterfunktion.

Drucken der Stammdaten (Vorschau auf dem Bildschirm)

Kontrolle des Ausdrucks auf dem Bildschirm.

Drucken der Stammdaten auf dem Standard-Drucker

Ausdruck zum Standard-Drucker aus der Windows-Systemumgebung.

2.1.3 Kostenstelle mit Kostensatz (14J0)

Kostenstellendefinitionen ermöglichen eine genauere Kalkulation, da jeder Kostenstelle unterschiedliche Kostensätze zugeordnet werden können. Im Regelfall sind Kostenstellen gleichzusetzen mit Maschinen oder Maschinengruppen. Wenn Sie noch keine unterschiedlichen Kostensätze je Kostenstelle haben, sollte trotzdem eine kostenstellen-bezogene Zeiterfassung erfolgen, damit Sie zum Jahresende die exakten Istzeiten je Kostenstelle erhalten. Diese Zeiten sind die Basisdaten, um kostenstellenabhängige Kostensätze zu erhalten.

Es muss mindestens eine Kostenstelle definiert sein. Defaultwert ist für die allgemeine Kostenstelle = "1".

Kostenstelle

Eindeutiger Name der Kostenstelle. Defaultkostenstelle = "1" darf nicht gelöscht werden.

Abteilung

Standardzuordnung einer Kostenstelle. Optional für eigene Auswertungen.

Mehrmaschinenbedienung

Standardzuordnung einer Kostenstelle. Optional für eigene Auswertungen.

Kostensätze (1-4)

Kostensatz je Kostenstelle. für Kalkulationszwecke ist es sinnvoll, verschiedene Kostensätze zu definieren, wobei der 1. Kostensatz auf Vollkostenbasis und der 4. Kostensatz auf Teilkostenbasis (Grenzkostensatz) definiert werden sollte. Der 2. und 3. Kostensatz dient für Zwischenwerte für die Kalkulation (z.B. ein Mitarbeiter kann bei der Angebotserstellung (Vorkalkulation) maximal bis Kostensatz=3 anbieten).

Barcodekarte

Zur Erstellung von Barcodekarten, falls Kostenstellenwechsel über Terminals erfasst werden muss.

2.1.4 Zeitkonten (14H0)

Definitionsmöglichkeit von Zuschlagskonten (Mehrarbeit, Schichtarbeit u.ä.) und allgemeine Auswertungskonten (Wochenendarbeit u.ä.). Es gibt zusätzlich noch interne Zeitkonten, die zur Berechnung hinzugezogen werden können. Diese sind "IstGesamt" = Gesamte Istzeit, "IstZuschl" = Gesamte zuschlagspflichtige Istzeit, "Soll" = Sollarbeitszeit. Bei komplizierten Berechnungen können auch freie Berechnungskonten im Sinne von Rechenfeldern gebildet werden.

Zeitkonto

Eindeutiger Name des Zeitkontos. Die Zeitkonten "IstGesamt", "IstZuschl" und "Soll" können nicht gelöscht werden.

Kurztext, Beschreibung

Kurze Beschreibung, ausführliche Beschreibung.

Konto drucken

Gibt an, ob dieses Zeitkonto auf der Monatliste (12D) erscheinen soll oder nicht. Beispiel: Konten mit Zwischenergebnissen.

Wochenumbruch

Ist nur interessant bei wochenbezogenen Zuschlägen, falls ein negativer Wert aus einer zurückliegenden Teilwoche berücksichtigt werden soll.

Beispiel

Ein Mitarbeiter hat in der ersten Wochenhälfte viel und in der zweite Wochenhälfte wenig gearbeitet. Fällt der Monatsbeginn in dieser Woche, so wurde dem Mitarbeiter für die erste Wochenhälfte ein zu hoher Zuschlag berechnet. Dies soll durch Übernahme eines entsprechenden negativen Wertes in die folgende Woche ausgeglichen werden

2.1.5 Zeitarten (14I0)

Jede gebuchte Zeit mss einer Zeitart zugeordnet werden. Es gibt drei verschiedene Zeitarttypen, die im Feld "Typ" festgelegt werden.

Typ 1 = Produktive Zeit (auftragsabhängig). Diese Zeitart kann nur in Verbindung mit einer Auftragsnummer verbucht werden.

Typ 2 = Gemeinkostenzeiten: Unproduktive oder allgemeine Zeit (auftragsunabhängig). Diese Zeitart kann nur ohne eine Auftragsnummer verbucht werden.

Typ 3 = Abwesenheitszeit oder Fehlzeit (Urlaub, Krank, Feiertag).

Zeitart

Eindeutiger Name der Zeitart. Der eindeutige Name für Zeitarten vom Typ 1 und Typ 2 muss numerisch sein, sonst kann die Zeitart nicht am Terminal ausgewählt werden (Barcodedruck bzw. numerische Tastatur am Terminal). Abwesenheitszeiten sollen mit Buchstaben (z.B. Urlaub) definiert werden.

Zeitd.

Hier kann für diese Zeitart eine Zeitdauerart ausgewählt werden.
- feste Dauer
- Dauer auf Sollzeit auffüllen
- Dauer gleich Tagessoll
Diese Angabe wirkt sich bei der Zeitraum- Verbuchung (1120) aus.

Dienstreise

Diese Funktion nur aktivieren, falls diese Zeitart automatisch vom System tageweise weitergebucht werden soll. Siehe auch: Kapitel Tageszeitregelung/Zeitsteuerung und Kapitel Korrekturen

Kurzzeichen

Dieses Kurzzeichen wird in der Fehlzeitenjahresübersicht angezeigt und sollte deshalb aus Platzgründen nur ein Zeichen lang sein. Nur bei Zeitartentyp 3, d.h. Abwesenheitszeiten, sinnvoll (z.B. U=Urlaub bezahlt, U=Urlaub unbezahlt, K für krank etc.).

Typ

Abwesenheitszeiten, Gemeinkostenzeiten, Produktivzeiten.

Sollzeittyp

Dieses Feld steuert die Ermittlung der Sollarbeitszeit. In der Tageszeitregelung können bis zu vier verschiedene Sollarbeitszeiten definiert werden. Im Regelfall wird bei Anwesenheitszeiten immer der Sollarbeitstyp = 1 empfohlen. Wenn jedoch z.B. bei Urlaub die wöchentliche Durchschnittsarbeitszeit (7,42 Std./Min.) verbucht werden soll, dann ist dieser Zeitart der Sollzeittyp = 2 zuzuordnen und in der Tageszeitregelung im 2.Sollarbeitszeitfeld 7,42 Std./Min..
Siehe auch: Tageszeitregelung/Zeitsteuerung

Zuschlagspflichtig

Alle Zeiten der Zeitarten werden im Zeitkontofeld "IstGesamt summiert gespeichert. Wenn bestimmte Zeitarten jedoch nicht zuschlagspflichtig sind, ist dieses Feld nicht zu markieren. Bei der Zuschlagsdefinition im Zeitkontenprogrammablaufplan kann statt des Zeitkontos "IstGesamt" das Zeitkonto "IstZuschl" gewählt werden. In diesem Feld befinden sich dann nur die Zeiten, deren Zeitart die Kennzeichnung "zuschlagspflichtig" haben.

Bezahlt

Zusätzliches Auswertungskriterium für eigene Listen (z.B. unbezahlte Krankheit = nach 6 Wochen Krankheit).

Personalpausenabzug bei Auftragszeit

Wenn Maschinen unabhängig von den Personenpausen arbeiten (Drehautomat etc.), dann dieses Feld nicht markieren. Es werden dann bei der Auftragszeit die Personalpausen nicht abgezogen.

Priorität

Nur sinnvoll bei Fehlzeiten. Wenn ein Mitarbeiter mehrere Fehlzeiten mit der gleichen Zeitdauer an einem Tag hat, wird die Zeitart mit dem höheren Wert im Feld "Priorität" von der mit dem niedrigeren Wert überschrieben. (z.B. Krank=30, Urlaub=50. Dann überschreibt Krankheit den Urlaub, wenn die Krankmeldung in dem System verbucht wird, obwohl der Mitarbeiter schon Urlaub gemeldet hatte).

Stammkostenstelle

Die Stammkostenstelle einer Zeitart ordnet diese Kostenstelle einer Buchung zu, wenn explizit keine Kostenstelle angegeben wurde. Bsp.: Eine Buchung am Buchungsterminal beinhaltet nur die Zeitart, jedoch nicht die Kostenstelle; dann wird zur Buchung die Stammkostenstelle der Zeitart zugeordnet. Wenn keine Stammkostenstelle festgelegt wurde, wird die Kostenstelle aus dem Personalstamm dafür verwendet.

Löschen des Eintrags in einer Pickliste. Falls ein Eintrag in einer Pickliste enthalten ist, dann kann dieser nur mit diesem Stern gelöscht werden.

Nächster Intervallwechsel

Datum, zu dem der nächste Fehlzeitzugang erfolgen soll. Das Programm aktualisiert dieses Feld dann automatisch.
Bsp.: Festlegung, wann der Fehlzeitanspruch (i.d.R. Urlaub) dem Konto des Mitarbeiters hinzugerechnet werden soll (i.d.R. 1.1. des neuen Jahres).

Wechsel von Anspruch

Intervallwechsel. J=jährlich oder M=monatlich.

Nächster Verfallszeitpunkt

Datum, zu dem der nächste Fehlzeitenverfall erfolgen soll. Das Programm aktualisiert dieses Feld dann automatisch. Bsp.: Festlegung, wann das Fehlzeitenkonto verfallen soll (Urlaubsverfall). Der Wert des Anspruchs steht im Personalstamm. Die Intervallwechselparameter sind nur dann von Bedeutung, wenn im Personalstamm diese Zeitart als Anspruch festgelegt wurde.

Wechsel von Verfall

Intervallwechsel. J=jährlich oder M=monatlich.

Barcodekarte

Ausdruck einer Barcodekarte für Zeitarten. für die Erfassung mit Terminals (Gemeinkostenzeiten, auftragsbezogene Zeitarten).

2.1.6 Rundung (14R0)

Rundung

Eindeutiger Name der Rundung.

Kurztext, Beschreibung

Kurze Beschreibung, ausführliche Beschreibung.

Auch Auftragszeit runden

Auch Auftragszeiten sollen gerundet werden.

Von, Bis

Angabe der Uhrzeiten, zwischen denen diese Rundung vorgenommen werden soll. In diesem Zeitraum werden alle Buchungen wie angegeben gerundet, auch Zwischenbuchungen.

Dauer (in Min.)

Angabe der Rundungsdauer in vollen Minuten (z. B. bedeutet die Eingabe von 15, dass immer auf volle Viertelstunden gerundet wird.)

Basis (HH.xx)

Die Basis wird in vollen Minuten angegeben. Sie muss kleiner sein als die Dauer.
Beispiele:

Dauer 10 Minuten, Basis 5 Minuten bewirkt eine Rundung auf einen der Zeitpunkte HH.05, HH.15, HH.25, HH.35, HH.45, HH.55. Dauer 15 Minuten, Basis 10 Minuten bewirkt eine Rundung auf einen der Zeitpunkte HH.10, HH.25, HH.40, HH.55. Dauer 30 Minuten, Basis 8 Minuten bewirkt eine Rundung auf einen der Zeitpunkte HH.08, HH.38.

Beginnbuchung, Endebuchung

Angabe, ob die jeweilige Buchung in dem festgelegten Zeitraum ("Von"-"Bis") aufgerundet, abgerundet, mathematisch gerundet oder nicht gerundet wird.

Beispiele:

Buchung um 8.03 Uhr, Dauer 15 Minuten, Basis 0 Minuten ergibt aufgerundet 8.15 Uhr
abgerundet 8.00 Uhr
math. gerundet 8.00 Uhr

Buchung um 8.03 Uhr, Dauer 15 Minuten, Basis 7 Minuten ergibt aufgerundet 8.07 Uhr
abgerundet 7.57 Uhr
math. gerundet 8.07 Uhr

Buchung um 8.57 Uhr, Dauer 10 Minuten, Basis 5 Minuten ergibt aufgerundet 9.05 Uhr
abgerundet 8.55 Uhr
math. gerundet 8.55 Uhr

2.1.7 Pausenregelungen (14M0)

Festlegung, welche Pausen überhaupt möglich sind. Bei der Definition der Tageszeitregelungen werden diese Pausen den jeweiligen Tageszeitregelungen zugeordnet.

Pausenname

Eindeutiger Name der Pause (z.B. "Früh", "MittagV")

Pausentyp

Art der Pause ("Variable Pause", "Feste Pause", "bezahlte Mindestpause", "arbeitszeitabhängige Pause")

Feste Pause: Im angegebenen Zeitraum "Beginn" bis "Ende" wird keine Personalzeit berechnet. Die Auftragszeit kann u.U. weiterlaufen, je nach Definition in der Zeitart.
Erforderliche Parameter: Beginn, Ende.

Variable Pause: Wenn der Mitarbeiter im angegeben Zeitraum "Beginn" bis "Ende" durchgehend anwesend ist, wird die Pausendauer von der Personalzeit abgezogen. Falls der Mitarbeiter nicht durchgehend anwesend ist und die Abwesenheitszeit kleiner als die Pausendauer ist, wird von der Personalzeit die Differenz von Pausendauer und Abwesenheitszeit abgezogen. Ist die Abwesenheitszeit gleich groß oder größer als Pausendauer, so wird nichts von der Personalzeit abgezogen.

Bei auftragsbezogenen Buchungen ist zu beachten, dass der Abzug der noch fehlenden Pausendauer zu unkorrekten Auftragszeiten führen kann.

Erforderliche Parameter: Beginn, Ende, Pausendauer

Beispiele:


Beginn 12:00 Uhr, Ende 14:00, Dauer 30 Min.:
Bei durchgehender Anwesenheit werden 30 Min. abgezogen.
Bei Abwesenheit zwischen 12:15 Uhr und 12:30 Uhr werden 15 Min. abgezogen.
Bei Abwesenheit zwischen 12:15 Uhr und 12:45 Uhr wird nichts abgezogen.

Bezahlte Mindestpause:

Wenn ein Mitarbeiter im festgelegten Zeitraum "Beginn" bis "Ende" Unterbrechungen hat, die zusammen kürzer sind als die "Dauer", dann wird ihm die Abwesenheitszeit gutgeschrieben. Ist die Unterbrechung länger als die "Dauer", dann wird ihm die Dauer gutgeschrieben.

Beispiel:

Abwesenheitszeit 45 Minuten, "Dauer" 30 Minuten: Es werden 30 Minuten gutgeschrieben.
Abwesenheitszeit 15 Minuten, "Dauer" 30 Minuten: Es werden 15 Minuten gutgeschrieben.
Erforderliche Parameter: Beginn, Ende, Pausendauer

Arbeitszeitabhängige Pause:

Bei durchgehender Anwesenheit wird die "Dauer" von der Personalzeit abgezogen, wenn diese den Wert "Ab Arbeitsz." überschreitet.
Bei Unterbrechungen, die kürzer sind als die "Dauer", wird der Wert "Dauer"-Abwesenheitszeit abgezogen. Bei Unterbrechungen, die länger sind als die "Dauer", wird nichts abgezogen.
Erforderliche Parameter: Ab Arbeitszeit, Pausendauer

Beginn, Ende

Beginn oder Ende der Pausendefinition.

Folgetag

Falls die Arbeitszeit über 24.00 Uhr hinausgeht, muss dieses Kennzeichen angewählt werden.
Beispiele: Schichtbetrieb von 22.00 Uhr bis 06.00 Uhr.
Pause zwischen 2:00 Uhr und 3:00 Uhr: Bei "Beginn" und "Ende" muss jeweils "Folgetag" angewählt werden.
Pause zwischen 23:00 Uhr und 1:00 Uhr: Nur bei "Ende" wird "Folgetag" angewählt.

Ab Arbeitszeit

Nur wenn die Arbeitszeit größer als der hier angegebene Wert ist, wird die Pause berechnet.

Dauer

Pausendauer. Nur bei variablen Pausen nötig. Bei festen Pausen ohne Bedeutung.

TZR

Auflistung der Tageszeitregelungen, die diese Pause nutzen.

2.1.8 Zuschläge (14O0)

Festlegung, welche Zuschlagsregelungen möglich sind. Es handelt sich hierbei um Zuschlagsdefinitionen, welche direkt an die Tageszeitregelung gebunden sind.

Bsp.: Nachtschichtzuschläge bei Dreischichtbetrieb, Zuschläge an Samstagen, Sonntagen oder Feiertagen, Mehrarbeiten, die nur an Werktagen gelten etc..

Zuschläge, die nicht unmittelbar an eine Tageszeitregelung gebunden sind, werden bei der Festlegung des Zeitkontenprogrammablaufplans erstellt (tägliche Gleitzeitermittlung, wöchentliche- oder monatliche Berechnung von Mehrarbeitszeit). Siehe auch Zeitkontenprogrammablaufplan

Zuschlag

Eindeutiger Name der Zuschlagsregelung (z.B. Sa/So, FT 150).

Zuschlagsart:

Art der Zuschlagsregelung:

1 = Arbeitszeitbedingt

Diese Zuschlagsart bildet Zuschläge, die in Abhängigkeit von der Arbeitszeit (=Zeitkonto "IstZuschl") zu ermitteln sind (z.B. ab 8,00 Std. bis 10,00 Std. pro Tag).

2 = Tageszeitbedingt

Diese Zuschlagsart bildet Zuschläge, die in Abhängigkeit von der Tageszeit zu ermitteln sind (z.B. ab 18.00 Uhr bis 24.00 Uhr).

3 = Arbeitszeit- und Zeitartabhängig

Diese Zuschlagsart bildet Zuschläge nur dann, wenn eine bestimmte Zeitart in einer definierbaren Zeitdauer vorhanden ist (z.B. Montagezeit von 0.00 Std. bis 10.00 Std.).

4 = Tageszeit- und Zeitartabhängig

Diese Zuschlagsart bildet Zuschläge nur dann, wenn eine bestimmte Zeitart innerhalb einer definierbaren Tageszeit vorhanden ist (z.B. Montagezeit von 6.00 Uhr bis 22.00 Uhr).

5 = Arbeitszeit- und Zeitartabhängig summiert

Diese Zuschlagsart bildet Zuschläge nur dann, wenn eine bestimmte Zeitart in einer definierten Arbeitsstunde vorhanden ist (z.B. Putzen in der 9ten Arbeitsstunde)

6 = Antrittszähler

(z.B. für Mitarbeiter im Bereitschaftsdienst, pro Einsatz)

7 = ABWZuschlagNacht

Diese Zuschlagsart bildet Zuschläge nur dann, wenn eine vorbestimmte Ruhezeit (z.B. mind. 10 Std.) in der Nacht unterschritten wird.

Zeitart

Nur relevant, wenn die Zuschlagsart = 3 ,= 4 oder =5 ist.

Von Arbeitszeit

Ab welcher Zeitsumme im Zeitkonto "IstZuschl" soll der Zuschlag ermittelt werden.

+ Sollzeit

Zu dem Wert "Von Arbeitszeit" kann die Sollarbeitszeit automatisch hinzuaddiert werden

Beispiel:
Soll = 8,00 Std., Zuschlagsberechnung ab 8,00 Std. gelten:
"Von Arbeitszeit" = 0,00 Std. und anwählen von "Sollzeit".
Diese Art der Definition ist flexibler, falls sich die Sollarbeitszeit ändert.

Bis Arbeitszeit

Bis zu welchem Wert im Zeitkonto "IstZuschl" soll der Zuschlag ermittelt werden. Der Zuschlagswert ermittelt sich folgendermaßen: ("Von Arbeitszeit"+"Sollzeit") bis ("Bis Arbeitszeit"+"Sollzeit").

+ Sollzeit

Zu dem Wert "Bis Arbeitszeit" kann die Sollarbeitszeit automatisch hinzuaddiert werden. Diese Art der Definition ist flexibler, falls sich die Sollarbeitszeit ändert.

Von Tageszeit

Ab welcher Tageszeit soll der Zuschlag ermittelt werden.

Folgetag

Falls die Arbeitszeit über 24.00 Uhr hinausgeht, muss dieses Kennzeichen angewählt werden, wenn ein Zuschlag für diesen Zeitraum bezahlt werden soll.

Beispiel: Ab 2 Uhr soll mehr bezahlt werden. Arbeitsbeginn ist gegen 22.00 Uhr. Dann muss in das Feld "Von Tageszeit" = 2.00 Uhr und in das Feld "Folgetag" = "X" eingetragen werden. Dies bedeutet dann 2.00 Uhr am Folgetag ist der Zeitpunkt, ab dem dieser Zuschlag bezahlt wird.

Bis Tageszeit

Bis zu welcher Uhrzeit soll der Zuschlag ermittelt werden. Der maximale Zuschlagswert ermittelt sich folgendermaßen:
("Bis Tageszeit) bis ("Von Tageszeit").

Zeitkonto

Zielkonto. Der Wert der Berechnung wird diesem Konto hinzugerechnet.

Rundung

Rundung auf volle Minuten. Das Ergebnis der Berechnung kann auf volle Minuten gerundet werden (z.B. Ergebnisrundung auf volle 15 Minuten). Der Wert "0" bedeutet keine Rundung. Es wird immer abgerundet.

TZR

Auflistung der Tageszeitregelungen, die diese Zuschlagsregelung nutzen.

2.1.9 Betriebskalender (14D0)

Festlegung der Feiertage mit Angabe des Tagestyps. Alle Feiertage müssen in das System eingetragen sein. Eine nachträgliche Eintragung in dieser Tabelle hat keine Feiertagsberechnung zur Folge, dies muss dann manuell im Korrekturprogramm erfolgen. Sie können jedoch beliebig in die Zukunft die Feiertage festlegen. Die jährliche Erweiterung wird in der letzten Zeile durchgeführt.

Falls das Modul "Zutrittskontrolle" aktiv ist, wird ein zusätzliches Feld angezeigt.

Filter = Alles

Anzeige aller Tage.

Filter = Feiertage

Zeigt nur die als Feiertag markierten Tage an.

Ab Datum

Ab wann die Anzeige starten soll.

Kurztext

Bezeichnung der Feiertage.

Tagestyp

Der Tagestyp steuert die Zuschlagsberechnung der Tageszeitregelungen. Dort werden die Zuschläge in Abhängigkeit des Tagestyps zugeordnet (z.B. Mehrarbeitsberechnung an Feiertagen oder sonstigen besonderen Tagen). In der Regel sollte für Feiertage der Tagestyp 2 gewählt werden. Dies bedeutet jedoch, dass bei der Tageszeitregelung auch die Zuschläge für den Tagestyp=2 zusätzlich definiert werden müssen.
(siehe auch Kapitel Tageszeitregelung)

Feiertag

Kennzeichen, dass dies ein Feiertag ist. Damit wird die automatische Feiertagsberechnung aktiviert. D.h., das Programmsystem bucht die Zeitart "Feiertag" mit der Sollarbeitszeit für alle Mitarbeiter, die eine Sollarbeitszeit an diesem Tage haben.

Zutrittstyp

Art des Tages: Montag bis Sonntag (wird vom System automatisch gesetzt) und Sondertag 1 bis 3 für besondere Tage (z.B. Tag der offenen Tür).

Betriebskalender um ? Jahre erweitern

Hier erfolgt die jährliche Erweiterung des Betriebskalenders. Bitte überzeugen Sie sich zuvor durch die Datumsangabe im Feld "ab Datum", dass eine Erweiterung erforderlich ist. Vorgehensweise: Eingabe der Zahl (max. 3 Jahre), "Enter" oder "Tab".

Bundesländer

Hier gelangen Sie zu den Bundesländerspezifischen Feiertagseinstellungen

2.1.10 Betriebskalender ( Bundesländer / Regionen)

Festlegung der Bundesländerabhängigen (Regionalen) Feiertage

Bundesland

Ausgewähltes Bundesland / Region

Filter = Alles

Anzeige aller Tage.

Filter = Feiertage

Zeigt nur die als Feiertag markierten Tage an.

Ab Datum

Ab wann die Anzeige starten soll.

Kurztext

Bezeichnung der Feiertage.

Tagestyp

Der Tagestyp steuert die Zuschlagsberechnung der Tageszeitregelungen. Dort werden die Zuschläge in Abhängigkeit des Tagestyps zugeordnet (z.B. Mehrarbeitsberechnung an Feiertagen oder sonstigen besonderen Tagen). In der Regel sollte für Feiertage der Tagestyp 2 gewählt werden. Dies bedeutet jedoch, dass bei der Tageszeitregelung auch die Zuschläge für den Tagestyp=2 zusätzlich definiert werden müssen.)

Feiertag

Kennzeichen, dass dies ein Feiertag ist. Damit wird die automatische Feiertagsberechnung aktiviert. D.h., das Programmsystem bucht die Zeitart "Feiertag" mit der Sollarbeitszeit für alle Mitarbeiter, die eine Sollarbeitszeit an diesem Tage haben.

Zutrittstyp

2.1.11 Tageszeitregelung (14E0)

Festlegung der Arbeitszeiten, Sollarbeitszeiten, Pausen; Zuschläge und Rundungen. Eine vorherige Sammlung aller Tageszeitregelungen ist unbedingt empfehlenswert.

Die Felder "Pufferbeginn" und "Pufferende" aus früheren Versionen sind weggefallen, da sie wegen des neuen Registers Rundungen nicht mehr erforderlich sind.

Die Namensvergabe der Tageszeitregelungen sollte ebenfalls zuvor festgelegt werden. Hier einige Beispiele:

"Mo-Do"
Normalzeit von Montag bis Donnerstag

"GL-Sa"
für Gleitzeitler am Samstag

"2S-Fr"
für Zweischichtbetrieb Frühschicht

"T-5"
Teilzeitkräfte mit Sollarbeitszeit 5 Std.

"T-5_"
Teilzeitkräfte mit Sollzeit 5 Std. und überstundenberechtigung

2.1.11.1 Register Arbeitszeiten

Festlegung der Arbeitszeiten und der Kernzeiten.

Art der Arbeitszeit

Buchen erlaubt, Regelarbeitszeiten, Kernzeiten

Buchungen erlaubt

Frühester Zeitpunkt, zu dem eine Buchung zu diesem Tageszeitmodell gehören kann. Wenn eine Buchung vor diesem Zeitpunkt liegt, wird diese Buchung automatisch dem Vortagesmodell (also dem Vortag) zugeordnet.

Regelarbeitszeit von bis

Die Arbeitszeit zu der üblicherweise gearbeitet wird. Das Feld F.T. bedeutet "Folgetag". D.h., wenn das Arbeitsende um 06.00 Uhr morgens am Folgetag liegt, muss dieses Feld aktiviert werden.

Kernzeit 1

Zwischen diesen zwei Zeitpunkten muss der Mitarbeiter anwesend sein, sonst erfolgt eine Warnmeldung.

Kernzeit 2

Zwischen diesen zwei Zeitpunkten muss der Mitarbeiter anwesend sein, sonst erfolgt eine Warnmeldung. Falls während der Mittagszeit keine Meldungen erzeugt werden sollen, ist es sinnvoll, eine zweite Kernzeit zu definieren (z.B. Kernzeit 1: 09.00 Uhr - 11.30 Uhr und Kernzeit 2: 13.30 Uhr - 16.00 Uhr).

Ermöglicht das Kopieren von Tageszeitregelungen. Beim Bestätigen öffnet sich ein Fenster, in dem man eine bereits vorhandene TZR auswählen kann:

Nach Bestätigen mit "OK" kann man die gewählte TZR unter anderen Namen speichern:

Mithilfe von "Ab TZR suchen" kann diese Kopie dann angezeigt und bearbeitet werden. Wenn die Kopie noch nicht in der Pickliste erscheint, Menüpunkt Datensätze/Anzeige aktualisieren wählen.

2.1.11.2 Register Zeitsteuerung

Festlegung von Gehtbuchungen, falls die Gehtbuchungen fehlen. Angabe der Buchungsrundung und Festlegungen, ob und wann eine Warnung erzeugt werden soll.

Sollzeiten

für jeden der Sollzeittypen von 1 bis 4 kann eine Sollarbeitszeit definiert werden. Außerdem wird festgelegt, ob bei der Verbuchung einer Zeitart (z.B. Urlaub) ein ganzer oder ein halber Tag vom Fehlzeitenkonto des Mitarbeiters abgebucht werden soll. D.h., das Programmsystem ermittelt die Fehlzeiten in Tagen zusätzlich.
für die Verwendung der vier Sollarbeitszeiten gilt folgendes:

Bei der Festlegung der Zeitarten muss der Sollzeittyp festgelegt werden. Welche Sollarbeitszeit nun das System nehmen soll, wird durch die Verbuchung der Zeitart festgelegt.

Die Sollarbeitszeit ändert sich jedoch nur dann, wenn die Zeitdauer der Fehlzeitenverbuchung exakt der zugeordneten Sollarbeitszeit entspricht. Ist dies nicht der Fall, bleibt die Sollarbeitszeit 1 bestehen (siehe 3. Beispiel).

für die Abbuchung des Fehlzeitenkontos (z.B. Urlaubskonto) gilt:

Wenn die Zeitdauer einer Fehlzeitenverbuchung der zugeordneten Sollarbeitszeit entspricht, wird der entsprechende Tageswert genommen (z.B. Mo-Do=1 Tag / Fr=1/2 Tag).

Wird nur ein anteiliger Wert gebucht, dann kontrolliert das System:

Zeitdauer der Fehlzeit kleiner als 75 % der Sollzeit 1, dann ein halber Tag.

Zeitdauer der Fehlzeit größer als 75 % der Sollzeit 1, dann ein ganzer Tag.

Sollarbeitszeit
Sollarbeitszeit je nach Zeitart.

Tageskennzeichen
Tageswert (Ganzer Tag, Halber Tag).

Beispiel:

Folgende Parameter wurden eingestellt:

"Sollzeit 1 = 8,00 Std." und "Tageswert = Ganzer Tag", dies gilt für normale Anwesenheitszeit von Mo bis Do.

"Sollzeit 2 = 7,42 Std." und "Tageswert = Ganzer Tag", dies gilt für Urlaub von Mo bis Do. Die Zeitart "Urlaub" bekommt den Sollzeittyp=2.

Sie buchen einem Mitarbeiter einen Tag Urlaub, und dieser Mitarbeiter ist noch zusätzlich 2 Std. anwesend. Wenn Sie die Zuschläge so definiert haben, dass die Berechnung der Mehrarbeit "ab Sollzeit" rechnet, dann erhält dieser Mitarbeiter 2 Std. Mehrarbeit.

Sie buchen einem Mitarbeiter 3 Std. Urlaub. Dann erfolgt die Prüfung "3 Std. sind kleiner 75 % von Sollzeit 1", deshalb wird ein halber Tag vom Urlaubskonto abgebucht.

Gehen vergessen

Zeitpunkt der simulierten Gehtbuchung, falls die Gehtbuchung vom Mitarbeiter vergessen wurde. In der Regel ist dies das normale Arbeitsende (z.B. 16.30 Uhr). Wenn hier keine Uhrzeit eingetragen ist, simuliert das Programm eine Gehtbuchung, eine Sekunde später als die letzte Beginnbuchung. Natürlich erfolgt eine korrekte Fehlermeldung ins Fehlerprotokoll.

Gehen vergessen Folgetag

Falls die Arbeitszeit über 24.00 Uhr hinausgeht, muss dieses Kennzeichen angewählt werden (z.B. Schichtbetrieb von 22.00 Uhr bis 06.00 Uhr. Dann muss in das Feld "Gehen vergessen" = 6.00 Uhr und in das Feld "Folgetag" = "X" eingetragen werden. Dies bedeutet dann 6.00 Uhr am Folgetag).

Mitternachtssimulation

Wenn die letzte Buchung an einem Kalendertag eine Beginnbuchung ist, wird zum Zeitpunkt 23:59:59 eine Gehtbuchung simuliert und zum Zeitpunkt 00:00:01 die Beginnbuchung wiederholt.
Achtung: Vergisst ein Mitarbeiter seine Endebuchung, so können sehr große Personalzeiten entstehen. Eine "Geht-vergessen" überwachung wird bei dieser TZR nicht durchgeführt.

Arbeitszeitrundung

Dieses Feld sollte nur in seltenen Fällen genutzt werden. Es legt die Rundung der gesamten Arbeitszeit eines Mitarbeiters pro Tag fest, wobei immer abgerundet wird. Zum Beispiel wird bei einem Wert von 30 eine Arbeitszeit von 8 Stunden und 25 Minuten auf 8 Stunden abgerundet.

Arbeitssumme kleiner als

Eintrag ins Fehlerprotokoll, wenn die gesamte Istzeit kleiner als ein bestimmter Wert ist. Dies ist nur eine Warnung und hat sonst keine Auswirkungen (z.B., wenn ein Mitarbeiter weniger als 6 Stunden anwesend ist).

Arbeitssumme größer als

Eintrag ins Fehlerprotokoll, wenn die gesamte Istzeit größer als ein bestimmter Wert ist. Dies ist nur eine Warnung und hat sonst keine Auswirkungen (z.B., wenn ein Mitarbeiter mehr als 9 Stunden anwesend ist).

Dienstreise Beginn/Ende

Nur relevant für die Buchung von Zeitarten, bei denen die Funktion "Dienstreise" im Formular Zeitarten aktiviert ist. Diese Zeitarten werden vom System automatisch tageweise weitergebucht.

Beispiel:

Dienstreise Beginn: 8.00 Uhr, Dienstreise Ende: 16.00 Uhr.
Ein Mitarbeiter geht um 11.00 Uhr auf Dienstreise. Dann wird an diesem Tag automatisch eine Gehtbuchung um 16.00 erzeugt. An den folgenden Tagen wird automatisch jeweils eine Beginnbuchung um 8.00 Uhr und eine Gehtbuchung um 16.00 erzeugt, solange, bis der Mitarbeiter wieder zurück ist (und damit eine andere Buchung stattfindet).
Wenn eine Dienstreisezeitart aktiv ist, können die zugehörigen Buchungen im Formular Zeitdauerverbuchung mit offenem Ende angesehen werden.

2.1.11.3 Register Pausen

Zuordnung von Pausen zu Tageszeitregelungen.

Pausenname

Schlüsselname der Pause. Mit Doppelklick können Sie in die Stammdatenerfassung der Pausenzeit-regelungen gelangen und, falls nötig, dort noch Pausen aufnehmen.

P. Typ

Pausentyp. Dies kann in der Pausendefinition festgelegt werden (F=Festgelegte Pause, V=Variable Pause).

Beginn

Beginn der festen oder variablen Pause.

Ende

Ende der festen oder variablen Pause.

Dauer

Pausendauer. Nur bei variablen Pausen nötig. Bei festen Pausen ohne Bedeutung.

2.1.11.4 Register Zuschläge

Zuordnung von Zuschlägen zu Tageszeitregelungen in Abhängigkeit des Tagestyps.

T.Typ

Tagestyp. Der Tagestyp wird im Betriebskalender festgelegt und bedeutet standardmäßig "=1" für normale Tage und "=2,3,.." für Feiertage .
D.h., es können in einer Tageszeitregelung sowohl für normale Werktage die Zuschläge definiert werden (Typ = 1) als auch für Feiertage (Typ = 2, 3,...), wenn dieses Tageszeitmodell auf einen Feiertag fällt. Somit ist es nicht unbedingt nötig, für Feiertage, die auf einen Werktag fallen, gesonderte Tageszeitregelungen zu definieren.

Zuschlag

Name der Zuschlagsdefinition. Mit Doppelklick können Sie in die Stammdatenerfassung der Zuschlags-regelungen gelangen.

A.

Art des Zuschlags. Dies kann in der Zuschlagsdefinition festgelegt werden (1=tageszeitbedingte Zuschläge, 2=arbeitszeitbedingte Zuschläge, 3=Arbeitszeit-u. Zeitartabhängig, 4=Tageszeit- u. Zeitartabhängig ).

Von A. / Bis A.

Von Arbeitszeit bzw. bis Arbeitszeit.

S

Sollzeit. Wenn dieses Feld aktiv ist (="X"), wird zusätzlich zum Wert "Von Arbeitszeit" bzw. "Bis Arbeitszeit" noch die Sollarbeitszeit hinzugerechnet.

Von T. / Bis T.

Von Tageszeit bzw. bis Tageszeit.

Zeitkonto

Zeitkonto (Zuschlagskonto).

2.1.11.5 Register Rundungen

Zuordnung von Rundungen zu Tageszeitregelungen in Abhängigkeit des Tagestyps.

Rundung

Eindeutiger Name der Rundung

Kurztext, Beschreibung

Kurze Beschreibung, ausführliche Beschreibung

Von, Bis

Angabe der Uhrzeiten, zwischen denen diese Rundung vorgenommen werden soll. In diesem Zeitraum werden alle Buchungen wie angegeben gerundet, auch Zwischenbuchungen.

Dauer (in Min.)

Angabe der Rundungsdauer in vollen Minuten (z. B. bedeutet die Eingabe von 15, da immer auf volle Viertelstunden gerundet wird.)

Basis

Die Basis wird in vollen Minuten angegeben. Sie muss kleiner sein als die Dauer.

Beginn, Ende

Angabe, ob die jeweilige Buchung in dem festgelegten Zeitraum ("Von"-"Bis") aufgerundet, abgerundet, mathematisch gerundet oder nicht gerundet wird.

Beispiel:

Die Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters beginnt um 7.00 Uhr. Fällt die erste Buchung zwischen 0.00 Uhr und 7.00 Uhr, so soll die Arbeitszeit erst ab 7.00 Uhr berechnet werden.

Bisher wurde das realisiert, in dem im Formular Tageszeitregelungen (14E0) bei "Pufferbeginn" für "Von" 0.00 Uhr und für "Bis" 7.00 Uhr eingetragen wurde.

Jetzt realisiert man das, in dem man die folgende Rundung eingibt:

Von Bis Dauer Basis Beginn Ende
00:00:00 07:00:00 420(7x60) 0 Aufrunden Abrunden

2.1.12 Zeitgruppe (14B0)

Hier werden für eine Mitarbeitergruppe die Wochenintervalle festgelegt (Schichtintervalle), ab wann dieses Intervall gelten soll und welche Sonderregelungen vorhanden sind. Die Zuordnungen, welche Mitarbeiter zu dieser Gruppe gehören, werden im Personalstamm durchgeführt.

Bei den Sonderregelungen sollten nicht generell die Feiertage angegeben werden, nur weil besondere Feiertagszuschläge berechnet werden sollen; sondern nur dann, wenn auch an Feiertagen eine andere Arbeitszeit gelten soll (z.B. Vorfeiertag etc.). Die Feiertage werden im Betriebskalender mit der Angabe des Tagestyps festgelegt. In der Tageszeitregelung können tagestypspezifisch die Zuschläge definiert werden.

Ab Kalenderwoche

Ab wann hat diese Definition Gültigkeit.

Ab Jahr

Ab wann hat diese Definition Gültigkeit.

Mo - So

Tageszeitregelung, die an diesem Wochentag gelten soll. Im Regelfall wird nur eine Woche definiert. Bei 2-Schichtbetrieb wird eine zweite Woche definiert etc..

Datum

Datum der Sonderregelung.

Kurztext

Text der Sonderregelung. Allgemeine Beschreibung.

TZR

Tageszeitregelung, die als Sonderregelung zugeordnet wird.

PersNr.

Personalnummer, die dieser Zeitgruppe zugeordnet ist.

Name, Vorname

Personalnamen, die dieser Zeitgruppe zugeordnet sind.

2.1.13 Personalstamm (14A0)

Definitionen von Mitarbeiterstammdaten. Bei den wichtigen Feldern, wie z.B. Stammkostenstelle, Stammzeitarten oder Abteilung, ist immer die Doppelklick-Funktion aktiv. D.h., Sie können mit einem Doppelklick jederzeit ins entsprechende Stammdatenprogramm.

2.1.13.1 Drucken von Personallisten

Drucken

Es können Personallisten nach unterschiedlichen Kriterien (Personalnummer, Abteilung usw.) sortiert gedruckt werden. Hier werden auch Personalkarten oder Scheckkarten gedruckt. Auf den Scheckkarten ist das Passbild des Mitarbeiters aufgedruckt. Das Logo, das neben dem Passbild oder unten auf der Personalkarte gedruckt wird, wird aus den Systemparametern entnommen.

Ausdruck einer Scheckkarte

2.1.13.2 Register Persönliche Daten

Name / Vorname

Nachname / Vorname des Mitarbeiters.

Personalnummer

Personalnummer des Mitarbeiters.

Register Persönliche Daten:

Persönliche Daten des Mitarbeiters. über ein OLE-Objekt kann ein Passfoto des Mitarbeiters eingefügt werden (OLE-Anwendungen siehe Windows Handbuch OLE).

Bemerkung

Zusätzliche Information. Ohne Funktion.

2.1.13.3 Register Betriebliche Daten

Eintrittsdatum

Ab wann soll ein Mitarbeiter vom System überwacht werden (Sollzeitüberwachung, Kontrolle "Mitarbeiter fehlt").

Austrittsdatum

Bis wann soll ein Mitarbeiter vom System überwacht werden (Sollzeitüberwachung, Kontrolle "Mitarbeiter fehlt").

S.Zeitart unp.

Stammzeitart unproduktiv. Die Zeitart, die dem Mitarbeiter zugeordnet wird, wenn er "Kommt" bucht. Falls vom Buchungsterminal oder von dem Korrekturprogramm keine Zeitart angegeben wird, wird die Stammzeitart vom Personalstamm übernommen.

S.Zeitart p.

Stammzeitart produktiv. Die Zeitart, die dem Mitarbeiter zugeordnet wird, wenn dieser einen Produktionsauftrag anbucht, aber keine Zeitart bzw. Position angibt. Nur für die auftragsbezogene Zeiterfassung.

S.Kostenstelle

Stammkostenstelle des Mitarbeiters (auf welche Kostenstelle laufen die Zeiten des Mitarbeiters üblicherweise).

Zeitgruppe

Eine Gruppe von Mitarbeitern, die zusammen immer die gleiche Tageszeitregelung haben. Die Arbeitszeiten werden immer einer Arbeitszeitgruppe zugeordnet (z.B. Schichtgruppe A etc.).

Abteilung

Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Abteilung.

Anmeldung

Anmeldename des Mitarbeiters innerhalb der Datenbank. Dieser Name wird bei der Verbuchung von Korrekturen gespeichert. Die Standardinstallation startet das Programmsystem mit dem Anmeldename "Admin". D.h., wird einem Mitarbeiter der Anmeldename "Admin" eingetragen, dann wird dessen Personalnummer in diversen Listen vorgeschlagen.

Ausweis

Ausweisnummer. Diese Nummer muss eindeutig sein. Einem Mitarbeiter kann immer nur eine Ausweisnummer zugeordnet werden.

Stundenlohn

Kalkulatorischer Stundenlohn für die Nachkalkulation.

Bucht am Term.

Bucht der Mitarbeiter an Terminals.

Nur Zutritt

Soll für diesen Mitarbeiter nur Zutrittskontrolle durchgeführt werden, keine Berechnung der Personal- und Auftragszeit.

Auftragswiederanb.

Auftragswiederanbuchung. Wenn der Mitarbeiter eine Standard-Kommt-Buchung tätigt, wird die letzte Produktionsauftragsbuchung eine Sekunden später automatische wiederholt.

Fehlt überwachen

Wenn diese Funktion aktiv ist, wird beim Fehlen eines Mitarbeiters eine Fehlermeldung erzeugt, die im Fehlerprotokoll ausgegeben wird. Außerdem findet eine Zeitdauerverbuchung mit der Zeitart "fehlt" statt.
Wenn diese Funktion nicht aktiv ist, wird keine Fehlermeldung erzeugt und es findet eine Zeitdauerver-buchung mit der Zeitart "Gleittag" statt.

Lohnsystem

Hier können Sie einen Mitarbeiter einem bestimmten Lohnsystem (z.B. Gehaltsempfänger, Lohnempfänger, etc.)

2.1.13.4 Register Zeitarten/Zeitkonten

Zeitkonten

Diese Zeitkonten (z.B. Gleitzeit, Mehrarbeitszeit etc.) werden dem Mitarbeiter in diversen Listen und an den Erfassungsterminals ausgegeben. Beachten Sie bei einer Neueintragung, dass der Wert eines Zeitkontos erst bei einer "Verarbeitung lang" aktualisiert wird.

Fehlzeitarten

Welche Fehlzeitarten sollen als Fehlzeitkonto für diesen Mitarbeiter geführt werden, und wie hoch ist sein Anspruch je Intervall in Tagen. Nach dem Speichern einer neuen Fehlzeitart werden Sie zur Eingabe des Startdatums (ab wann ist diese Fehlzeitart zu führen) und eines Startwertes aufgefordert (Anspruch, der zum Zeitpunkt "Startdatum" vorhanden ist).

Ergebnis

Aktueller Kontostand für Zeitkonten, aktueller Anspruch für Fehlzeitarten.

2.1.13.5 Register Fehlzeitansprüche

Zeitart

z. B. Urlaub

Tage

Jahresanspruch. Wann dieser gutgeschrieben wird bzw. verfällt, wird bei der Zeitartendefinition festgelegt.

Akt

Aktueller Stand.

2.1.13.6 Register Terminals

An diese Terminals werden die Salden und die Zutrittsinformationen gesendet. Wenn kein Terminal eingetragen ist, werden diese Informationen an alle angeschlossenen Terminals übertragen.

Terminaladresse

Auflistung aller definierten Terminals mittels Pickliste.

2.1.13.7 Register Ab Datum

Arbeiten ihre Mitarbeiter in verschiedenen Regionen ( Bundesländer ), können Sie hier die entsprechende Zuordnung vornehmen. Es gelten dann für diesen Mitarbeiter die entsprechenden Feiertage.

Ab Datum

Datum, ab wann ein Mitarbeiter in einer bestimmten Region ( Bundesland ) arbeitet.

Region

Region ( Bundesland ) in der ein Mitarbeiter arbeiten kann, diese wird im Betriebskalender definiert.

2.1.14 Monatsplan erstellen (14F0)

Ermittlung der Tageszeitregelung für bestimmte Mitarbeiter aus der Intervalldefinition. Die Mitarbeiter sind Zeitgruppen zugeordnet. Diesen Zeitgruppen sind wochenweise Tageszeitregelungen und Sonderregelungen zugeordnet. Mit dieser Funktion "Monatsplan erstellen" werden den gewünschten Mitarbeitern und für einen gewünschten Zeitraum die Tageszeitmodelle ermittelt und gespeichert. Diese Standardwerte können dann für die einzelnen Mitarbeiter wiederum geändert werden (Schichtwechsel, Urlaubsvertretung).

Von Datum/Bis Datum

für diesen Zeitraum werden die Tageszeitmodelle ermittelt und gespeichert. Wenn das Feld "Bis Datum" leer ist, findet die Zuordnung bis zum letzten Tag statt, für den bereits Tageszeitmodelle gespeichert sind.

Zu Beachten:

Wenn Sie einen neuen Monatsplan für eine Zeitgruppe erstellen, so werden die zuvor für einen einzelnen Mitarbeiter dieser Zeitgruppe ermittelten Tageszeitmodelle überschrieben. Deshalb ist bei der Monatsplanerstellung für Zeitgruppen unbedingt zu prüfen, ob tatsächlich die Pläne aller zugehörigen Mitarbeiter neu erstellt werden sollen.

Beispiel:

Herr Müller arbeitet im August nur Teilzeit, sonst aber ganztags. für den August ist deshalb ein spezieller Monatsplan erstellt worden. Nun werden rückwirkend ab Juli für die gesamte Zeitgruppe, welcher Herr Müller zugordnet ist, neue Monatspläne erstellt. Damit wird dann unerwünschterweise der spezielle Plan von Herrn Müller für August überschrieben.

Einsatz:

In der Regel wird diese Funktion beim Jahreswechsel gestartet. D.h., es werden für alle Mitarbeiter von Februar des laufenden Jahres bis zum Februar des Folgejahres die Tageszeitmodelle für die Mitarbeiter gespeichert.

Wenn eine Zeitgruppe (z.B. Schichtgruppe) eine neue Arbeitszeit erhalten soll.

Wenn ein neuer Mitarbeiter im System aufgenommen werden soll und nicht die automatische Tageszeitmodellermittlung genutzt werden soll (automatische Vorplanung üblicherweise nur 3 Monate).

Wenn ein Mitarbeiter in einer anderen Zeitgruppe arbeiten soll.

2.1.15 Fehlertexte (14K0)

Die Texte der Fehlermeldungen, die das Programmsystem produziert, sind vom Anwender änderbar. Die Aus-gabe von Fehlermeldungen im Fehlerprotokoll ist abschaltbar. Sie sollten jedoch niemals eine Fehlerdefinition löschen.

FehlerNr

Fehlernummer: Ein vom Programmsystem zugeordnete Nummer. Diese ist nicht änderbar.
Nochmals: Sie dürfen niemals eine Fehlerdefinition löschen.
Wenn Sie die Ausgabe einer Fehlermeldung unterdrücken möchten, geben Sie dies bitte im Feld "Fehler unterd." an.

Kurztext

Kurze Beschreibung.

Beschreibung

Ausführliche Beschreibung mit innerbetrieblichen Lösungsvorschlägen.

Verarb.

Kennzeichnung, ob der Datensatz korrekt verarbeitet wird. Vom Anwender einstellbar. Nur zur Information bei der Fehlerbearbeitung.

F.Klasse

Eine Gruppierungsmöglichkeit von Fehlermeldungen. Möglichkeit für eigene Auswertungen.

Fehler unterd.

Fehlermeldung unterdrücken. Wenn dieser Parameter aktiv ist, werden diese Fehlermeldungen nicht in das Fehlerprotokoll eingetragen (z.B. Kernzeitverletzung).

2.1.16 Monatsplan (14C0)

Zuordnung einer Tageszeitregelung zu einem Mitarbeiter, wenn diese vom Standard abweicht. (z.B. Schicht-wechsel wegen Urlaubsvertretung).

TZR

Tageszeitregelung. kann geändert werden.

Sollz

Sollzeit. Wichtig, da bis zu 4 verschiedene Sollarbeitszeiten je TZR definiert werden können.

Erste Buchung / Letzte Buchung

Erste bzw. letzte Buchung eines Mitarbeiters am entsprechenden Tag.

Bundesland

Hier kann das jeweilige Bundesland ausgewählt werden.

2.1.17 Auswertungsgruppe (14L0)

Eine Auswertungsgruppe ist eine beliebige Zusammenstellung von Stammdaten, z.B. Personal. D. h., ein Mitarbeiter kann beliebig vielen Auswertungsgruppen zugeteilt sein. Je nach Auswertungswunsch kann eine neue Gruppierungsform interessant sein. Die Auswertungsgruppen können jederzeit wieder gelöscht werden.

2.1.17.1 Register Personal

Personal-Auswertungsgruppen ermöglichen eine beliebige Zusammenfassung von Mitarbeitern, die in diversen Listen ausgewählt werden können.

Gruppe

Eindeutiger Name der Personal-Auswertungsgruppe.

Kurztext

Kurze Beschreibung.

Beschreibung

Ausführliche Beschreibung.

Art

Zuordnungsart dieser Zeile (A=Abteilung, P=Personalnummer, Z=Zeitgruppe).

Abteilung

Abteilung, falls die Art = A.

Mitarbeiter

Personalnummer, falls die Art = P.

Zeitgruppe

Zeitgruppe, falls die Art = Z.

2.1.17.2 Register Kostenstelle

Kostenstellengruppen ermöglichen eine beliebige Zusammenfassung von Kostenstellen, die ausgewertet werden können (z.B. Maschinengruppe Xy).

Kostenstellengruppe

Eindeutiger Name der Kostenstellengruppe.

Kurztext

Kurze Beschreibung.

Beschreibung

Ausführliche Beschreibung.

Kosten

Die einzelnen Kostenstellen, die zu der oben genannten Gruppe zusammengefasst werden sollen.

Kurztext

Kurze Beschreibung der Kostenstelle.

Abteilung

Die Standardabteilung einer Kostenstelle. Dient nur zur zusätzlichen Information. Diese Zuordnung wird in der Kostenstellendefinition festgelegt.

2.1.17.3 Register Zeitarten

Zeitartengruppen ermöglichen eine beliebige Zusammenfassung von Zeitarten, die ausgewertet werden können (z.B. Rüstzeiten, Laufzeiten, Fehlzeiten etc.).

Zeitartengruppe

Eindeutiger Name der Zeitartengruppe.

Kurztext

Kurze Beschreibung.

Beschreibung

Ausführliche Beschreibung.

Zeitart

Die einzelnen Zeitarten, die zu der oben genannten Gruppe zusammengefasst werden sollen.

Kurztext

Kurztext der Zeitart.

K.Z.

Kurzzeichen der Zeitart bei Auswertungen.

Typ

Zeitarttyp (produktiv/unproduktiv/Abwesenheit).

2.1.17.4 Register Zeitkonten

Zeitkontengruppen ermöglichen eine beliebige Zusammenfassung von Zeitkonten, die ausgewertet werden können (z.B. Mehrarbeiten, Schichtzuschläge etc.).

Zeitkontengruppe

Eindeutiger Name der Zeitkontengruppe.

Kurztext

Kurze Beschreibung.

Beschreibung

Ausführliche Beschreibung.

Zeitkonto

Die einzelnen Zeitkonten, die zu der oben genannten Gruppe zusammengefasst werden sollen.

2.1.18 Schichterkennung

Die Schichterkennung ermöglicht die Zuordnung der Buchungen eines Mitarbeiters zu einer bestimmten Schicht. für jede Schicht muss eine entsprechende Tageszeitregelung definiert sein, z.B.

Beginn/Ende/TZR

Findet die Beginnbuchung zwischen "Beginn" und "Ende" statt, so wird sie der angegebenen "TZR" zugeordnet.
"Beginn" darf hierbei nicht vor "Buchungen erlaubt" aus der TZR liegen.

Regelarbeitszeit/Kurztext

Wird automatisch ausgefüllt, die Daten stammen aus der entsprechenden TZR.

Der Mitarbeiter muss im Personalstamm(14A0) einer entsprechenden Zeitgruppe zugeordnet werden. In dieser Zeitgruppe wird für jeden Wochentag eine Schicht angegeben. Fällt die Buchung zwischen "Beginn" und "Ende" einer anderen Schicht der gleichen Schichterkennung, so wird sie automatisch dieser zugeordnet.

Zu beachten: Geht eine Schicht über den Tageswechsel hinaus (üblicherweise Nachtschicht), dann muss in der Zeitgruppe für alle Wochentage diese Schicht eingetragen werden, damit die Schichterkennung richtig funktioniert.

2.2 Korrekturen

Die Kontrolle der Buchungen sollte täglich erfolgen. Dadurch können Sie die Mitarbeiter immer am Folgetag auf die Fehlbedienung hinweisen und die korrekten Zeiten erfragen.

Die tägliche Bearbeitung sollte mit dem Programm "Zeitkorrektur (1110)" erfolgen, die Fehlzeiteneingabe, wie z.B. Urlaub, Krank etc., wird mit dem Programm "Zeitdauerverbuchung (1120)" erledigt.

2.2.1 Zeitkorrektur (1110)

Dieses Formular sollte täglich geöffnet werden. Falls Fehlermeldungen vorliegen, dann werden diese in einem extra Fenster ebenfalls dargestellt.

Mit diesem Programm erledigen Sie folgende Aufgaben:

P.Name

Personalname (Nachname und Vorname).

Datum

Datum, an dem man Korrekturen durchführt.

W.tag

Wochentag.

TZR

Tageszeitregelung, auf deren Basis die Buchungen berechnet wurden. Die Tageszeitregelung kann mit der Aktionstaste "TZR" oder mit Programm 14C geändert werden, wenn z.B. ein Schichtwechsel oder eine überstundenberechtigung durchgeführt werden soll. Doppelklick=Stammdaten TZR.

L. Verarbeitung

Datum und Uhrzeit der letzten "Verarbeitung lang".

Personalzeits.

Tagesumme der Personalzeit.

Datum

Datum der Buchung

Uhrzeit

Uhrzeit der Buchung

Flag

Beginn(buchung), Zeitdauer(buchung), Ende(buchung). Bei der Zeitdauerbuchung können Sie die gewünschte Zeitdauer eingeben, wenn Sie das Feld Zeitart verlassen und in das Feld Personalzeit springen.

P.Auft.

Nur in Verbindung mit der Auftragszeiterfassung sinnvoll, sonst überspringen.
Produktionsauftrag. Hat der Mitarbeiter an einen Produktionsauftrag gearbeitet, wird die Nummer des Auftrags hier angegeben. Mit der Pickliste erhalten Sie alle noch nicht fertiggemeldeten Produktionsaufträge, sortiert nach der Nummer. Mit Doppelklick in diesem Feld bekommt man eine Suchhilfe für den Produktionsauftrag.

P.Pos.

Nur in Verbindung mit der Auftragszeiterfassung sinnvoll, sonst überspringen.
Produktionsauftragsposition. Die Position des Produktionsauftrags, an der der Mitarbeiter gearbeitet hat.

Nummer 1 - 999 sind geplante Positionen.

Nummer 1000 - ? sind ungeplante Positionen, d.h., es wird eine neue Positionsnummer für jede Kombination von Kostenstelle und Zeitart gebildet.

Zeitart

Zeitart. Falls keine Zeitart angegeben wird, wird die Stammzeitart des Mitarbeiters übernommen.

Kostst

Nur in Verbindung mit der Auftragszeiterfassung sinnvoll, sonst überspringen.
Kostenstelle. Falls keine Kostenstelle angegeben wird, wird die Stammkostenstelle des Mitarbeiters übernommen.

P.Z.

Personalzeit. Die Zeit, die für den Mitarbeiter angefallen ist.

A.Z.

Nur in Verbindung mit der Auftragszeiterfassung sinnvoll, sonst überspringen.
Auftragszeit. Die Zeit, die für diesen Produktionsauftrag angefallen ist. Kann von der Personalzeit abweichen, z.B. bei Maschinen, die auch während der Pausen laufen.

Begr.

Begründung einer Buchung. Mit Shift (Umschalttaste für Großschrift) und der Funktionstaste F2 erscheint das Eingabefenster.

R

Soll die Buchung gerundet werden.

U

Ursprung des Datensatzes:
T = Terminal (von der Erfassungsstation, Buchungsterminal).
V = Verarbeitung (vom Programmsystem selbst erzeugte Buchungen).
K = Korrektur (am PC erfolgte Korrekturen).

S

Status der Buchung:
V = Zur Verarbeitung (der Datensatz wurde noch nicht berechnet).
E = Erledigt (der Datensatz wurde berechnet, d. h. Differenzzeitberechnung etc.).
L = Löschen (der Datensatz wurde noch nicht gelöscht).
X = Neuer Datensatz (hier können Sie einen neuen Datensatz erstellen).

Aktionen:

Tag ->
Nächster Tag.

Tag <-
Vorheriger Tag.

TZR
Tageszeitregelung wechseln für diesen Mitarbeiter und Tag.

Löschen
Aktiven Datensatz löschen.

Verarb. kurz
Kurze Verarbeitung der Buchungen und Korrekturen starten.

B/E Bearb.
Zur effizienteren Eingabe. Wenn dieser Schalter gedrückt ist, werden nur die Felder "Uhrzeit" und "Flag" mit der Tabulatortaste erreicht.

Fehlerprotokoll

Das Fenster mit dem Fehlerprotokoll wird nur dann geöffnet, wenn tatsächlich Fehlermeldungen vorhanden sind.
Wählt man eine Fehlermeldung aus, so werden die entsprechenden Buchungen im Fenster Zeitkorrektur angezeigt und können nun dort korrigiert werden (z.B. wenn ein Mitarbeiter vergessen hat zu buchen, wenn eine Urlaubs- oder Krankbuchung vergessen wurde).
Nach der Korrektur ist die Fehlermeldung mit "L" zu löschen. Nach der letzten Fehlermeldung schließt sich das Fenster mit dem Fehlerprotokoll automatisch.

Beispiele:

Fehlerdatei bearbeiten, löschen, Fehltmeldung löschen, simulierte Gehtbuchung löschen und ändern etc.

2.2.2 Zeitraum (1120)

Verbuchen von Abwesenheitszeiten bzw. Fehlzeiten und Daten zur Neuberechnung bereitstellen.

Mitarbeiter

Auswahlmöglichkeit eines Mitarbeiters.

Auswertungsgruppe

Eine Gruppe von Mitarbeitern, die in den Stammdaten zusammen als eine Auswertungsgruppe definiert wurden.

Zeitart

Zeitart die verbucht werden soll. (Urlaub, Krank).

Von Datum

Ab welchem Datum soll gebucht werden.

Bis Datum

Bis zu welchem Datum soll gebucht werden.

In den Erweiterten Optionen

Neuberechnung

Alle Daten von den ausgewählten Mitarbeitern werden zur Neuberechnung bereitgestellt. Diese Funktion kann zusätzlich aktiviert werden und ist im Regelfall nur bei änderungen der Tageszeitregelungen nötig oder wenn die Zuschlagsverrechnung geändert wurde.

Storno

Rücknahme einer Buchung. Verbuchung von Minuszeiten.

Auch bei Sollzeit = 0

Soll die Zeitdauerverbuchung auch dann durchgeführt werden, wenn in dem Tageszeitmodell keine Sollzeit definiert wurde? (Samstag, Sonntag u.ä.).

Sollzeit übernehmen

Als Zeitdauer wird die "Sollzeit" übernommen. In den Tageszeitregelungen sind bis zu 4 verschiedene Sollzeiten definierbar. Welche Sollzeit maßgeblich ist, ist bei den Zeitarten gespeichert (Sollzeittyp).

Sollzeit 1/2 übernehmen

Als Zeitdauer wird die 1/2 Sollzeit übernommen. In der Regel bedeutet dies, einen halben Tag zu verbuchen.

Zeitdauereingabe

Wenn diese Option aktiv ist, dann wird der Wert Zeitdauer aus der Maske für die Verbuchung genutzt.

Zeitdauer

Zeitdauer, die verbucht werden soll. Ohne Bedeutung, falls SollzeitÜbernahme aktiv.

Aktionen:

OK
Ausgewählte Einstellungen durchführen. Am Ende der Aktion erscheint eine Nachricht.

Anzeigen
Zeigt eine Liste aller ausgewählten Mitarbeiter und die Kurzzeichen der Fehlzeiten des Mitarbeiters je Tag für die nächsten zwei Monate nach <Von Datum>.

2.2.3 Fehlzeitkonten-Korrektur (1130)

Hier können Sie die einzelnen Fehlzeitkontenbuchungen tageweise anzeigen und den Anspruch korrigieren; z.B. möchten Sie bei der Erstinstallation den aktuellen Urlaubsanspruch eines jeden Mitarbeiters verbuchen: Zuerst wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie die Korrektur durchführen wollen. Anschließend das Datum und die entsprechende Zeitart. Dann geben Sie den Wert ein, der zu- oder abgebucht (Minus) werden soll. Mit "Anzeigen" können Sie nun noch den aktuellen Tag betrachten, oder mit "OK" die Verbuchung ausführen lassen. Wie sich die Verbuchung auf die Fehlzeitkontostände auswirkt, können Sie erst dann betrachten, wenn Sie eine "Verarbeitung lang" durchgeführt haben.

Mitarbeiter

für wen soll die Korrektur durchgeführt werden.

Datum

Die Daten dieses Datums korrigieren.

Zeitart

Welche Zeitart soll korrigiert werden.

Korrekturw.

Korrekturwert in Tagen.

2.2.4 Fehlzeitkonten (1131)

Datum

Datum der Buchung.

Zeitart

Fehlzeitart, die an diesem Tag vorhanden ist.

Buchung

Buchungswert in Tagen. Der Wert, den der Mitarbeiter an diesem Tag verbucht bekommen hat.

Korrektur

Korrekturwert in Tagen an diesem Datum und dieser Fehlzeitart.

Zugang

Neuer Anspruch in Tagen, der automatisch gebildet wurde.

Verfall

Verfallene Tage. Wird automatisch gebildet (Menü 1,4,I).

Anspruch

Aktueller Fehlzeitkontenanspruch in Tagen ohne den Wert im Korrekturfeld.

2.2.5 Zuschlagskorrektur (1140)

Hier können Sie die vom Programm ermittelten Zeitkonten (z.B. Mehrarbeit) ändern. Diese Funktion sollte nur in Sonderfällen genutzt werden. Jede Standardermittlung der Zeitkonten sollte in den Parametern festgelegt werden. (siehe problemorientiertes Handbuch, Abschnitt Mehrarbeitsermittlung).

BasisderKorrektur

Eine Korrektur kann für einen Tag oder einen Monat durchgeführt werden. Wird eine Korrektur auf Tagesbasis getätigt, so wirkt sich diese Korrektur auch auf die Wochen und Monatszuschläge aus.

Mitarbeiter

Von welchem Mitarbeiter sollen die Zuschläge korrigiert werden.

Datum

für welches Datum ist diese Korrektur.

Von Zeitkonto

Quellkonto.

Operand

Art der Korrektur + = Plus, - = Minus, V = Verschieben.

Stunden

Wieviel Stunden sollen verbucht werden.

Nach Zeitkonto

Wenn der Operand = V ist, ist dies das Zeitkonto, in das die Zeit verschoben wird.

F.Monat

Folgemonat. Ist der Operand = V und die Basis = Monat, dann kann hier bestimmt werden, ob die Zeit von dem "Von Zeitkonto" im angegebenen Monat in das "Nach Zeitkonto" des Folgemonats verschoben werden soll.

Beim Betätigen von "Anzeigen" erscheint folgender Informationsbildschirm:

2.2.6 Zeitdauerverbuchung mit offenem Ende (1150)

Hier kann für jeden Mitarbeiter eine Buchung auf unbestimmte Zeit festgelegt werden. Dies ist in der Regel eine Fehlzeitart (z.B. Krank), es kann aber auch eine produktive Zeitart mit Auftragsnummer (z.B. Montage von einem Auftrag über einen langen Zeitraum) festgelegt werden. Diese automatische Verbuchung geschieht immer erst beim Tagesabschluss des Mitarbeiters und wird automatisch zurückgenommen, wenn der Mitarbeiter irgendeine andere Buchung erhält oder dieser Mitarbeiter selbst an einem Terminal bucht.

Mitarbeiter

Wenn Sie einen Mitarbeiter ausgewählt haben, dann wird eine unter Umständen schon vorhandene Buchung oder eine neue Buchung angezeigt.

PaufNr

Produktionsauftragsnummer.

Pos

Produktionsauftragsposition.

Kostenstelle

Kostenstelle.

Zeitart

Zeitart.

Zeitdauer

Falls nicht die Sollzeit übernommen werden soll, dann wird dieser Wert genommen.

Auch S = 0

Sollzeit. Soll die Verbuchung auch dann durchgeführt werden, wenn in dem Tageszeitmodell keine Sollzeit definiert wurde (Samstag, Sonntag u.ä.)

Sollz. über.

Sollzeit übernehmen. Als Zeitdauer wird die "Sollzeit" übernommen. In den Tageszeitregelungen sind bis zu 4 verschiedene Sollzeiten definierbar. Welche Sollzeit maßgeblich ist, ist bei den Zeitarten gespeichert. (Sollzeittyp)

D-Buch.

Ist diese Buchung eine Dienstreisebuchung
Nur relevant, wenn die ausgewählte Zeitart als Dienstreisezeitart definiert ist .

D-Beg.

Dienstreisebeginn.
Nur relevant, wenn die ausgewählte Zeitart als Dienstreisezeitart definiert ist.

D-Start.

Ist dies die erste Buchung einer Dienstreise.
Nur relevant, wenn die ausgewählte Zeitart als Dienstreisezeitart definiert ist.

2.2.7 Montagebericht (1160)

Der Montagebericht dient zur Erfassung auswärtiger Tätigkeiten eines oder mehrerer Mitarbeiter.

Art des Montageberichts:

Zeitpunkte
Zu dieser Zeit wurde der Montageschritt xx begonnen.

Zeitdauer je Tag
Dieser Zeitraum war für die entsprechende Produktionsauftragspositon mit der zugehörigen Zeitart und Kostenstelle aufgelaufen.

Zeitdauer von/bis
An den entsprechenden Tagen wurde an den beschriebenen Produktionsauftragspositionen mit den beschriebenen Positionen gearbeitet.

Mitarbeiter
Auflistung eines oder mehrerer Mitarbeiter.

Mittelteil:
Eingabe der erforderlichen Positionen.

Aktionen:

Speichern

Verwerfen

Abbruch

Drucken der Montageberichte je nach gewählter Art jeweils entweder mit oder ohne Anreise.

2.3 Erfassungsterminals

2.3.1 Terminals der Firma PCS

2.3.1.1 Pollingrechner(4100)

Pollingrechner/Name

Definition eines Pollingrechners. Der Eintrag erfolgt in die zentrale Datenbank. Die Zuordnung eines PCs zu einem Pollingrechner (Timesoft.ini) erfolgt im Formular 4400.

Datenendgerät:

Modem. Die Definition des Datenendgeräts erfolgt im Formular 4300. Alle anderen Anbindungstechniken erfolgen über "Direkt".

Datum-/Uhrzeitupdate

Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird die Uhrzeit des PCs beim Polling an die PCS-Terminals übertragen, andernfalls arbeiten diese mit ihrer eingebauten Echtzeituhr.

2.3.1.2 Gruppendefinitionen (4200)

Gruppenname

Schlüsselname.

Pollingrechner/COM-Port

Bezieht sich auf die Definition des Pollingrechners im Formular 4100.

Aktiv

Beim Polling durchzuführen.

Terminaladresse

Adresse des PCS-Terminals, z.B. AA oder IP-Adresse 192.125.15.99.

Name

Textfeld: Beschreibung, wo sich das Terminal befindet.

PCS-Programmname

TCL-Programm zur Steuerung der Funktionen des PCS-Terminals.

Download

Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird das Terminal beim nächsten Polling frisch mit dem TCL-Programm geladen. Nach der Durchführung des Polling wird diese Option automatisch zurückgesetzt.

Telefonnummer

Falls mit Modem gearbeitet wird: Telefonnummer. Falls mit Ethernet gearbeitet wird: IP-Adresse.

Werk

Sonderfunktion.

2.3.1.3 Datenendgeräte (4300)

Steuerfunktionen je nach Terminalhersteller.

2.3.1.4 Parameter (4400)

Onlinesaldo

Nur in Verbindung mit PCS-Terminals. Wenn diese Funktion aktiviert ist, erfolgt eine aktuelle Gleitzeitberechnung am Polling-PC zum Zeitpunkt der Abfrage am PCS-Terminal. Diese Sonderfunktion kann nur von autorisierten Time-Soft Mitarbeitern installiert werden. Der Eintrag erfolgt in die Timesoft.ini und ist damit nur für diesen PC gültig.

Terminalparameter

Sind mit dem TCL-Programm für die PCS-Terminals abzustimmen. (üblicherweise sind diese Parameter als Bemerkung im TCL-Programm).

Saldenbeschriftung

Texte, die bei der Abfrage (Saldentaste) am PCS- oder Benzing-Terminal angezeigt werden.

2.3.1.5 PCS-Programmimport (4500)

Bei Neulieferung eines TCL-Programms muss dieses in die Datenbank importiert werden. Der Programmname muss ohne Extention ".pcs" angegben werden.

Ablauf bei der Funktionalität "TCL-Programm neu laden":

  1. Programmimport (4500)
  2. 11V3 Nur Polling
  3. Download aktiv setzen (4200)
  4. 11V3 Nur Polling
  5. Saldendownload (14ZA)
  6. 11V3 Nur Polling

2.3.2 Terminals der Firma Benzing

2.3.2.1 Terminaldefinition (4100)

Partyline

Schlüsselname.

Sommerzeit/Winterzeit

Datum, wann das Terminal auf Sommer- bzw. Winterzeit umschalten soll. Dies ist nur erforderlich, falls das Umschalten nicht vom PC aus durchgeführt wird, sondern das Terminal selbst umschalten soll. Dies ist dann der Fall, wenn der Parameters "Benzing" in der Datei Timesoft.ini den Wert 3 oder 5 hat oder nicht gesetzt ist:
Benzing = : Wenn kein Parameter gesetzt ist, wird die Datei Benzing.bat ausgeführt.
Benzing = 2: Es wird die Datei RDRIV_W.EXE ausgeführt, mit Uhrzeitangabe.
Benzing = 3: Es wird die Datei RDRIV_W.EXE ausgeführt, ohne Uhrzeitangabe.
Benzing = 4: Es wird die Datei RDRIV_WN.EXE ausgeführt, mit Ethernet-Option und mit Uhrzeitangabe.
Benzing = 5: Es wird die Datei RDRIV_WN.EXE ausgeführt, mit Ethernet-Option und ohne Uhrzeitangabe.

COM-Port

Kommunikationsparameter.

ModemInit

Ist mit Time-Soft abzustimmen.

Gruppe/Adr.

Gruppen- und Adressnummer des Terminals.

Beschreibung

Textfeld: Beschreibung, wo sich das Teminal befindet.

Programm

Steurungsprogramm für Benzing-Terminals.

Aktiv

Ist das Programm beim Polling durchzuführen.

Werk

Sonderfunktion.

Programm-Download

Das gerade ausgewählte Terminal (erkennbar am schwarzen Dreieck) wird mit dem angegebenen Programm frisch geladen.

2.3.2.2 Parameter (4400)

Onlinesaldo

Muss deaktiviert (leer) sein, wenn der PC mit Benzing-Terminals pollen soll.

Nr. des Pollingrechners

Muss "1" sein, wenn der PC mit Benzing-Terminals pollen soll.

Ausweislänge

Muss "6" sein, wenn der PC mit Benzing-Terminals pollen soll.

Saldenbeschriftung

Texte, die bei der Abfrage (Saldentaste) am PCS- oder Benzing Terminal angezeigt werden.

2.3.2.3 Benzing-Programmimport (4500)

Bei Neulieferung eines TCL-Programms muss dieses in die Datenbank importiert werden. Der Programmname muss ohne Extention angegben werden.

Ablauf bei der Funktionalität "TCL-Programm neu laden":

  1. Programmimport (4500)
  2. 11V3 Nur Polling
  3. Download aktiv setzen (4200)
  4. 11V3 Nur Polling
  5. Saldendownload (14ZA)
  6. 11V3 Nur Polling

2.4 Personalberichte (Menü 1200)

2.4.1 Personal/Zeitauswertungsmenü (Menü 12A0)

Aufgabe:

Auswahl der Auswertungen mit Angabe des Datums und der Personalnummer

Auswahl:

Personalbericht je Mitarbeiter
Alle Einzelbuchungen eines Mitarbeiters. Zeitpunkte, Auftragsnummern, Personalzeiten, Auftragszeiten.

Monatsbericht
Täglich summierte Daten eines Mitarbeiters. Anwesenheitszeiten, Sollzeiten, Stammzeitkonto, Abwesenheitszeiten, 1. Beginn- und letzte Gehtbuchung.

Monatsübersicht der Zuschläge
Monatliche Summen der Zeitkonten, Zuschläge und Fehlzeiten eines Mitarbeiters. Aktueller Stand, Vormonatswert, Übernahmewert für den Folgemonat. Fehlzeiten in Stunden und Tagen.

Istzeiten täglich
Täglich summierte Istzeiten eines Mitarbeiters.

Istzeiten wöchentlich
Summierte Istzeiten je Woche eines Mitarbeiters.

Istzeiten monatlich
Monatlich summierte Istzeiten eines Mitarbeiters.

Zeitkontenanzeige
Nur für Spezialisten.

Detaillierte Anzeige der Zeitkonten. Täglich, wöchentlich, monatlich.

2.4.2 Personalbericht je Mitarbeiter (Menü 12G0)

Anzeige:

Alle Einzelbuchungen eines Mitarbeiters. Zeitpunkte, Auftragsnummern, Personalzeiten, Auftragszeiten und Soll-Arbeitszeiten.

2.4.3 Monatsbericht (Menü 12I0)

Anzeige:

Täglich summierte Daten eines Mitarbeiters. Anwesenheitszeiten, Sollzeiten, Stammzeitkonto,Abwesenheitszeiten, 1. Beginn- und letzte Gehtbuchung.

2.4.4 Istzeiten täglich (Menü 12A0)

Anzeige:

Täglich summierte Istzeiten eines Mitarbeiters.

2.4.5 Istzeiten wöchentlich (Menü 12B0)

Anzeige:

Wöchentlich summierte Istzeiten eines Mitarbeiters.

2.4.6 Istzeiten monatlich (Menü 12C0)

Anzeige:

Monatlich summierte Istzeiten eines Mitarbeiters.

2.4.7 Zeitkontenanzeige (Menü 12H0)

Aufgabe:

Anzeigeprogramm für Speziallisten. Zur Ablaufverfolgung der Intervallverrechnung

Personalnummer

Auswahlmöglichkeit eines Mitarbeiters

Datum

Auswahl eines Datums, wobei immer der erste eines Monats ausgewählt werden sollte. z.B. 01.11.1993.

I.Wert

Intervallwert. Ergebnis der monatliche Intervallberechnung

V.Wert

Vortragswert des Vormonats. Übernahmewert des Vormonats

N.-V.

Negativer Vortrag des Vormonats durch die wochenweise überlappung.

I. W

Intervallwert der Woche. Ergebnis der wöchentlichen Intervallüberechnung

V.ant.

Vormonatsanteil. Der Wert, der noch aus dem Vormonat stammt

TZR.

Ermittelter Wert aus der Tageszeitregelung

Int.W.

Intervallwert des Tages. Ergebnis der täglichen Intervallüberechnung

2.4.8 Tagesübersicht (Menü 12J0)

Anzeige:

Alle Mitarbeiter an einem bestimmten Datum. Tägliche Summen mit der Anzeige der Stammzeitkonten je Mitarbeiter. Welches Zeitkonto je Mitarbeiter angezeigt wird, kann im Personalstamm definiert werden.

Per.Nr.

Personalnummer

T.

Wochentag

TZR

Tageszeitregelung des Mitarbeiters

I.G.

"IstGesamt". Summierte Istzeit des Mitarbeiters.

Soll

Sollarbeitszeit

Diff

Differenz von Soll- und Istarbeitszeit
1. Stammzeitkonto des Mitarbeiters
2. Stammzeitkonto des Mitarbeiters
3. Stammzeitkonto des Mitarbeiters

Abw.

Summe der Fehlzeiten des Mitarbeiters.

1.Abw.

Fehlzeitart des Mitarbeiters. (Es wird nur die 1. Fehlzeit angezeigt)

K.

Erste Kommtbuchung des Mitarbeiters

G.

Letzte Gehtbuchung des Mitarbeiters

2.4.9 Kontostände aktuell (Menü 12O0)

Anzeige:

Diese Auswertung zeigt die aktuellen Kontostände von zwei Zeitkonten und zwei Fehlzeitarten an, es kann zwischen einer Formularansicht, Seitenansicht und direkter Druckausgabe gewählt werden.

2.4.10 Fehlzeiten pro Jahr (Menü 12F0)

Anzeige:

Jahresübersicht der Fehlzeiten je Mitarbeiter und Jahr. Hier werden die Kurzzeichen der Fehlzeiten angezeigt. Wenn Sie ein bestimmtes Feld mit der Maus anklicken, dann erscheinen im Formularfuß die ausführlichen Daten (Datum und Kalenderwoche).

2.4.11 Aktuelle Personal Informationen (Menü 12L0)

Aktuelle Buchungen

Anzeige der letzten Buchung eines Mitarbeiters.

Fehlende Mitarbeiter

Anzeige der Mitarbeiter die zum Zeitpunkt der Abfrage da sein sollten, die aber nicht oder nicht mehr anwesend sind. Falls Mitarbeiter begründet fehlen z.B. Urlaub, dann sind diese nicht in dieser Liste.

Nicht verfügbare Mitarbeiter

Anzeige der Mitarbeiter, deren letzte Buchung keine Beginnbuchung ist.

Verfügbare Mitarbeiter

Anzeige der Mitarbeiter, deren letzte Buchung eine Beginnbuchung ist.

2.4.12 Fehlzeitenkontostand (Menü 12M0)

Anzeige:

für eine ausgewählte Fehlzeit werden die Kontostände aller Mitarbeiter angezeigt.

Aktueller Anspruch

Restanspruch insgesamt (z.B. Resturlaub, inkl. Vorjahreswert)

Tage je Intervall

Sollanspruch je Intervall (z.B. 28 Tage). Dies wird im Personalstamm festgelegt.

2.4.13 Buchungsbericht einzelne Buchungen (Menü 12N0)

Aufgabe:

Drucken der einzelnen Buchungen. Zur Kontrolle ob Mitarbeiter korrekt buchen.

Beschreibung:

Flag

B=Beginnbuchung, E=Endebuchung

Ursp.

Ursprung des Datensatzes (T=Terminal=Erfassungsstation, V=Verarbeitung, K=Korrektur)

2.4.14 Monatsbericht für Mitarbeiter (Menü 12D0)

Aufgabe:

Drucken der Monatsabschlussliste. Auswertung der Zeiten, Fehlzeiten und Buchungen.

Auswahl

Die Auswahl der Mitarbeiter kann eingeschränkt werden. Nach erfolgter Auswahl wird die Druckausgabe an den Drucker sofort gestartet (Drucken) oder erst auf dem Bildschirm gezeigt (Anzeige).

2.5 Überstundenbericht(15A0)

Aufgabe:

Gegenüberstellungen von Sollzeiten und Istzeiten. Auswahl der Verdichtungskriterien, des Auswertungszeitraums und der Darstellung

Je Tag für einen Monat

Jeder Tag eines Monats ergibt eine Säule (31 Säulen pro Monat)

Je Monat für ein Jahr

Jeder Monat eines Jahres ergibt eine Säule (12 Säulen pro Jahr)

Je Quartal für 3 Jahre

Jedes Quartal (3 Monate) eines Jahres ergibt eine Säule (12 Säulen in drei Jahren)

Monat, Jahr

für welchen Monat bzw. ab welchen Monat und Jahr soll die Auswertung erfolgen.

Absolute Werte

3-D Darstellung mit Bändern mit der Angabe der Stunden.

Differenzen

3-D Darstellung mit Säulen mit der Angabe der Differenzen von Sollzeit und Istzeit in Stunden.

Zahlenwerte

Darstellung der Differenzen von Sollzeit und Istzeit in Stunden.

OK

Start der Auswertung

2.6 Zeitverhältnisse (Menü 15B0)

Aufgabe:

Gegenüberstellung der Produktiv-, der Unproduktiv- und der Fehlzeiten. Auswahl der Verdichtungskriterien, des Auswertungszeitraums und der Darstellung.

Je Tag für einen Monat

Jeder Tag eines Monats ergibt eine Säule (31 Säulen pro Monat)

Je Monat für ein Jahr

Jeder Monat eines Jahres ergibt eine Säule (12 Säulen pro Jahr)

Je Quartal für 3 Jahre

Jedes Quartal (3 Monate) eines Jahres ergibt eine Säule (12 Säulen in drei Jahren)

Monat, Jahr

für welchen Monat bzw. ab welchen Monat und Jahr soll die Auswertung erfolgen.

Säulendiagramm

3-D Darstellung mit Säulen. (Zusammen je eine Säule)

Differenzen

3-D Darstellung mit Bändern (jeweils eine eigenes Band)

Zahlenwerte

Zahlenwerte der Produktiv-, der Unproduktiv- und der Fehlzeiten.

OK

Start der Auswertung

3 Verarbeitung

3.1 Verarbeitungsablauf

Verarbeitung kurz, lang, Polling, Aufruf der Verarbeitungsprogramme.

11V1

Hierbei wird zunächst gepollt, dann die Verarbeitung lang ausgeführt und zum Abschluss nochmals gepollt.

11V2

Die Verarbeitung lang beinhaltet die Verarbeitung kurz und den Tagesabschluss, in dem unter anderem folgende Buchungsprüfungen durchgeführt werden: Kernzeitverletzungen, Prioritätensteuerung, Anwesenheit, Korrekte Buchungsreihenfolge.
Anschließend kommt die Fehlzeitermittlung, danach die Zeitkontenverrechnung täglich, wöchentlich und monatlich.
Schließlich wird zum Ende der Verarbeitung lang noch die Saldenkontrolle durchgeführt.

11V3

Beim Polling werden die Daten aus den Terminals zum Verarbeitungsrechner gebracht.

11V4

Bei der Verarbeitung kurz werden die Zeitdifferenzen zwischen den einzelnen Buchungen berechnet und die Pausen abgezogen.

Läuft beim starten der Verarbeitung diese bereits auf einer anderen Station, erscheint ein "TimeOut- Fenster". Es wird in definierten Abständen automatisch versucht die Verarbeitung zu starten In diesem Fenster wird per Countdown die Zeit bis zum nächsten Versuch und per Zähler die Anzahl der Versuche angezeigt.
Kann die Verarbeitung gestartet werden läuft diese ganz normal durch. Des weiteren kann man den Timeout über ABBRECHEN beenden. Die Verarbeitung muss gegebenenfalls in 14Z freigegeben werden.

4 Struktur der Time-Soft Zeiterfassung

4.1 Struktur-Diagramm

5 Handhabung der Time-Soft Zeiterfassung

5.1 Darstellung von Informationen

5.1.1 Tabellarische Darstellung von Informationen

Hier werden die Informationen (in diesem Beispiel die Abteilungen) zeilenweise untereinander (tabellarisch) dargestellt. D. h., jede Zeile enthält einen eigenen Datensatz. Die Zeile mit dem Datensatz "Gleitzeit" ist mit einem Pfeil versehen. Dies bedeutet, dieser Datensatz ist gerade aktiv (für Löschungen o.ä.) Die letzte Eingabezeile ist mit einen Stern versehen. Dies bedeutet, hier kann ein neuer Datensatz angelegt werden.

5.1.2 Einspaltige Darstellung von Informationen

Hier wird die Information (in diesem Beispiel eine Zeitart) auf einem Formular dargestellt. D. h., das gesamte Formular enthält einen Datensatz (Zeitart) mit vielen Datenfeldern (Kurztext, Beschreibung etc.).

5.1.3 Kombinierte Darstellung von Informationen

Hier wird die Information (in diesem Beispiel eine Personalauswertungsgruppe) als Formular dargestellt. Die zusätzlichen Informationen (welche Mitarbeiter gehören zu dieser Auswertungsgruppe) werden zeilenweise dargestellt. D. h., im Hauptformular ist ein Unterformular (Tabelle) eingebunden. Wenn Sie z.B. die Auswertungsgruppe "CAD 1" löschen wollen, müssen Sie zuerst alle Tabelleneinträge löschen.

5.1.4 Abfrageformular

Hier werden mehrere Fragen auf einem Formular zur Beantwortung vorgestellt. Innerhalb der Mitarbeiterauswahl kann in diesem Beispiel nur eine Auswahl gewählt werden (Mitarbeiter, Auswertungsgruppe oder alle Mitarbeiter). Wenn Sie wie in diesem Beispiel eine Auswertungsgruppe ausgewählt haben, müssen Sie den Namen der Auswertungsgruppe im entsprechenden Feld angeben. Als Suchhilfe kann der Pfeil neben dem Eingabefeld genutzt werden. Es erscheint dann eine Liste der Eingabemöglichkeiten (in diesem Beispiel würden die vorhanden Auswertungsgruppen aufgelistet werden).

Nach erfolgter Auswahl der Mitarbeiter wird die gewünschte Information mittels der Aktionstasten dargestellt.

5.2 Bearbeiten von Informationen

5.2.1 Datensatz finden, Positionieren, Neu anlegen, Löschen

Bei der Erfassung von Daten müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht einen vorhandenen Datensatz über-schreiben, sondern zuvor in eine freie Zeile (Sternchen) kommen bzw. ein leeres Formular erhalten (bei Formulardarstellung).

Wenn Sie einen vorhandenen Datensatz ändern wollen, müssen Sie die entsprechende Zeile auswählen bzw. den gewünschten Datensatz in das Formular bringen (siehe Schnellsuche).

5.2.2 Vorwärtsblättern, Rückwärtsblättern

Innerhalb einer tabellarischen Darstellung wird die vertikale Bildlaufleiste folgendermaßen genutzt:

  1. Wenn Sie die gewünschte Zeile im Fenster haben, müssen Sie noch die gewünschte Zeile (Datensatz) markieren! Mit der Maus den Datensatzmarkierer anwählen.
    Wichtig: der gewünschte Datensatz muss markiert werden.
  2. Erster Datensatz. In diesem Beispiel die erste Auswertungsgruppe. D. h., dies gilt für das Formular (Hauptformular).
  3. Vorheriger Datensatz.
  4. Nächster Datensatz.
  5. Letzter Datensatz.
  6. Neuen Datensatz anlegen.

5.2.3 Schnelsuche

Im unteren Teil des Formulars befindet sich oft eine Schnellsuche, damit Sie leicht einen gewünschten Datensatz finden können. Wählen Sie dazu mit der Maus den Pfeil aus, dann erscheint das oben gezeigte Formular. Durch Anwahl mit der Maus innerhalb der Liste oder durch Eingabe eines Startbegriffs über die Tastatur wird der schwarze Laufbalken innerhalb der Liste bewegt. Mit der Entertaste wird der gewünschte Datensatz in das Formular eingetragen.

Wenn Sie mittels dieser Schnellsuche einen Datensatz ausgewählt haben, wird ein Filter über den gesamten Datenbestand erzeugt, so dass nur noch dieser Datensatz angezeigt wird. D. h., die Positionierung auf erster, nächster oder letzter Datensatz funktioniert nicht mehr. Sie können entweder mit der Schnellsuche einen neuen Datensatz suchen oder über den Menüpunkt "Datensätze" und der Auswahl" alle Datensätze anzeigen" den Filter löschen. (Die Funktionen der Menüleisten werden später erklärt.)

Während der Bearbeitung eines Datensatzes verändert sich das Aussehen des Datensatzmarkierers. Aus dem Pfeil wird ein Stift. Wenn Sie in diesem Zustand die Taste "ESC" drücken, werden die bis dahin eingegebenen änderungen des ursprünglichen Wertes zurückgenommen. Wenn Sie jedoch das Formular verlassen oder auf einen anderen Datensatz positionieren, werden Ihre änderungen gespeichert.

5.2.4 Datensatz anlegen

In der Tabellendarstellung gibt es folgende Möglichkeiten:

Positionieren Sie die Schreibmarke auf die letzte Zeile. Diese ist mit einem Sternchen versehen was bedeutet, dass Sie in dieser Zeile einen neuen Datensatz anlegen können.

Mit der Tastaturkombination Taste "Strg" und "+" wird sofort auf die letzte Eingabezeile positioniert. In besonderen Fällen ist der Rahmen des Fensters nur einfach und nicht doppelt. Hier funktioniert diese Tasten-kombination nicht.

In der Formulardarstellung gibt es folgende Möglichkeiten:

über den Menüpunkt "Datensätze" und der Auswahl "Daten eingeben":

Mit dem Datensatzzeiger auf den letzten Datensatz gehen und danach den nächsten Datensatz anwählen.

Mit der Tastaturkombination Taste "Strg" und "+" wird ein leeres Formular auf dem Bildschirm erzeugt. In besonderen Fällen ist der Rahmen des Fensters nur einfach und nicht doppelt. Dann funktioniert diese Tasten-kombination nicht.

5.2.5 Datensatz löschen

In der Tabellen- und in der Formulardarstellung:

Sie müssen die zu löschende Zeile markieren. (mit der Maus den Datensatzmarkierer anwählen oder mit der Tastatur durch ↑ oder ↓). Wenn diese Zeile mit einem Pfeil versehen ist bedeutet dies, dass dieser Datensatz aktiv ist. Unbeabsichtigtes Löschen ist weitgehend ausgeschlossen, da vor dem eigentlichen Löschen immer eine Sicherheitsabfrage erfolgt.

Mit der Taste "Entf" können Sie den markierten Datensatz löschen, ebenso über den Menüpunkt "Bearbeiten" und der Funktion "Löschen" sowie mit der Tastaturkombination Taste "Strg" und "-".

5.2.6 Felder eines Datensatzes bearbeiten

Die einzelnen Felder eines Formulars können entweder mit der "Enter-Taste" oder mit der "Tab-Taste" nacheinander angewählt werden. Mit den Richtungstasten können Sie ebenfalls von Feld zu Feld gelangen. Mit den Tasten Bild ↓ oder Bild ↑ können Sie datensatzweise vor- und zurückblättern.

Wenn ein Datenfeld invers dargestellt wird (weiße Schrift auf schwarzem Hintergrund, siehe Abb. 1), dann wird durch Eingabe eines Zeichens der ursprüngliche Inhalt gelöscht.

Mit der Funktionstaste "F2" aktivieren Sie den Editiermodus. Der Inhalt bleibt erhalten und der Cursor springt ans Ende des Eingabefeldes. Jetzt sind die Richtungstasten nur innerhalb des Eingabefeldes aktiv.

Mit der Maus können Sie auch ein ganzes Feld markieren, indem Sie das Textfeld mit der Maus auswählen (im Beispiel "Straße"). Wenn Sie mit der Maus einmal innerhalb des Eingabefeldes klicken, gelangen Sie in den Editiermodus. Mit einem Doppelklick wird das ganze Wort innerhalb des Eingabefeldes markiert.

Ein markierter Text (invers) kann in die Zwischenablage kopiert werden (mit den Tasten "Strg" + "Einfg" oder über die Menüleiste "Bearbeiten" und "Kopieren"). Dieser Text kann mit den Tasten "Shift" und "Einfg" oder über die Menüleiste "Bearbeiten" und "einfügen" in ein anderes Feld kopiert werden.

5.3 Menüleiste

Hier werden die wesentlichen Funktionen erklärt, die über die Menüleiste zugänglich sind.

5.3.1 Datei

Schließen:

Aktuelles Fenster schließen.

Seitenansicht

Seitendarstellung für die Druckerausgabe.

Drucken

Wenn Sie einen Bericht drucken möchten.

Druckereinrichtung

Wenn Sie einen bestimmten Drucker auswählen möchten (siehe Windowshandbuch).

5.3.2 Bearbeiten

Suchen

Suchen nach einem Text. Wichtig ist der Parameter "Vergleichen": Wenn nur nach einem Teil eines Feldes gesucht wird, muss dies hier extra angegeben werden. Bevor Sie diese Suchenfunktion nutzen, sollten Sie zuvor in der Menüleiste die Funktion "Datensätze" und "Alle Datensätze anzeigen" aktivieren.

5.3.3 Ansicht

Formular:

Übliche Darstellung eines Formulars.

Datenblatt:

Darstellung in Tabellenform. Komprimierte Darstellung zur Erfassung von großen Datenmengen.
Form zum Gesamtausdruck aller Daten.

5.3.4 Datensätze

Daten eingeben

Zur Erfassung von neuen Daten.

Anzeige aktualisieren

Wenn Daten in einem weiteren Formular geändert wurden, werden diese änderungen u.U. in dem aktuellen Formular nicht angezeigt. Diese Funktion "Anzeige akt." stellt dem Formular alle aktuellen Daten zur Verfügung (z. B. mit Doppelklick Stammdatenerweiterung, nach der Rückkehr ins Ausgangsformular wird der neue Stammdatensatz nicht in der Schnellsuche angezeigt).

Filter/Sortierung

Hiermit kann der geübtere Anwender interaktiv einen Filter erstellen und auf die momentan aktuellen Datensätze anwenden.

Alle Datensätze anz.

Löscht vorhandene Filter (z.B. nach der Schnellsuche können Sie nur einen Datensatz anzeigen lassen. Wenn Sie die Funktion "Alle Datensätze anzeigen" ausgewählt haben, werden alle Datensätze sichtbar).

5.3.5 Fenster

Nebeneinander:

Anzeige aller aktiven Formulare. Nicht empfehlenswert.

überlappend:

Alle geöffneten Fenster überlappend dargestellt (u.U. empfehlenswert).

Ausblenden:

Nicht empfehlenswert, da oftmals die übersicht verlorengeht. Besser das Fenster schließen.

Größe an Formular anpassen:

Fenstergröße in der Ursprungsgröße.

Nr.: 1....n:

Direktsprung zu einem geöffneten Fenster bzw. Formular (sehr empfehlenswert!).

5.3.6 Extras

Adressen:

Aufruf des Adressenverwaltungsprogrammes.

5.4 Sonderfunktionen in Time-Soft

5.4.1 Doppelklick in bestimmten Feldern

Die Felder, in denen der Doppelklick (zweimal mit der linken Maustaste) aktiv ist, sind in roter Farbe dargestellt. In Listenfeldern kann ein vorhandener Datensatz ausgewählt werden. Wenn ein benötigter Datensatz nicht vorhanden ist, kann in einigen Feldern mit einem Doppelklick das erforderliche Erfassungsprogramm direkt gestartet werden.

Beispiel:

Bei der Erfassung eines Mitarbeiters ist die benötigte Abteilung nicht vorhanden. Durch einen Doppelklick im Feld "Abteilung" wird das Erfassungsprogramm für Abteilungen gestartet. Hier können Sie eine neue Abteilung aufnehmen und danach das Formular "Abteilung" schließen. Wenn die Daten im Ausgangsformular (hier Personalstamm) nicht aktuell sind, müssen Sie in der Menüleiste die Funktion "Datensätze" und "Anzeige aktualisieren" auswählen.

5.4.2 Informationsfelderanzeige, nicht editierbar

Alle in der Farbe blau-hinterlegten Felder sind reine Ausgabefelder, Sie können keine Daten in solche Felder eingeben (z. B. die oben gezeigte Tageszeitregelung Gleitzeit 8 Std., hier aus technischen Gründen dunkelgrau dargestellt).

6 Lohn & Gehalt

6.1 Lohnsystem

für die übertragung in Gehaltsysteme werden jedem Zeitkonto und jeder Zeitart Lohnartenzugewiesen

Zeitkonto

Zeitkonto dessen Inhalt in eine Lohnart übertragen wird.Nicht alle Zeitkonten müsse an das Gehaltsystem übergeben werden.

Kurztext

Kurztext zum Zeitkonto.

Lohnart

Konto (immer Numerisch) dessen Inhalt über eine Ausgabedatei an das Gehaltsystem übergeben wird.

Prozent

Je nach Gehaltsystem muss hier ein Wert angegeben werden mit dem das Konto Lohnart verrechnet werden muss.

Zeitart

Zeitart für die eine bestimmte Zeit verrechnet und an das Gehaltsystem übergeben wird.

Kurztext

Kurztext zur Zeitart.

Typ

1=Produktiv, 2=Gemeinkosten, 3=Fehlzeiten

Lohnart

Konto (immer Numerisch) dessen Inhalt über eine Ausgabedatei an das Gehaltsystem übergeben wird.

Prozent

Je nach Gehaltsystem muss hier ein Wert angegeben werden mit dem das Konto Lohnart verrechnet werden muss.

7 Planung/Ablauf der Erstinstallation

7.1 Vorbereitende Tätigkeiten

Aufgabe:

Bevor Sie mit dem Programmsystem arbeiten sollten Sie alle unten aufgeführten Informationen gesammelt haben. Nachträgliche änderungen bzw. Erweiterungen sind jederzeit möglich, jedoch sehr uneffektiv. Deshalb sollten unbedingt alle Informationen zuvor gesammelt werden, damit unklare Festlegungen im Vorfeld geklärt werden können. (z.B. Mehrarbeit, Gleitzeit, Übernahme in den Folgemonat). Wenden Sie sich an die verantwortlichen Personen, notfalls an die Geschäftsleitung.

Liste der Fehlzeiten:

Fehlzeiten sind Urlaub, Krankheit, Mutterschutz etc.. Wann verfällt u.U. der Urlaub?

Liste der Zeitarten:

Unproduktive Zeitarten (z.B. Allg. Anwesenheit Büro, Produktion etc.)
Produktive Zeitarten. (Alle auftragsabhängigen Zeiten, z.B. Bohren, Fräsen etc.)

Liste der Kostenstellen:

Wenn die Zeiterfassung auftragsbezogen erfolgen soll, dann werden alle Kostenstellen (Maschinennummern oder Maschinengruppen) benötigt. Falls die Erfassung nur auf Maschinengruppenebene erfolgt, müssen diese Maschiengruppen festgelegt werden.

Liste der Zeitkonten:

Zeitkonten sind i. d. R. Mehrarbeitskonten oder sonstige Auswertungskonten. (z.B. Mehrarbeit 25%, Sonntagsarbeit, Feiertagszuschlag 150%, Schichtzuschläge etc.)

Liste der Pausen:

Feste Pausenzeitpunkte (z.B. 12.00 - 12.30 Uhr), variable Pausenzeiträume (z.B. 11.30 - 14.00 Uhr mit mindestens einer Stunde Pause).

Liste der Rundungen

Rundungen benutzt man um Buchungen auf einen vorbestimmten Zeitpunkt oder Zeitintervall zu bringen, z.B. - Buchungen nur viertelstündlich, d.h. runden auf volle 15 min

Buchungen vor 7.00 Uhr (z.B. 6.43 Uhr) erst ab 7.00 Uhr zählen, d.h. aufrunden von 0.00 - 7.00 Uhr

Liste der Mehrarbeitsregelungen, Gleitzeitdefinitionen:

Wann werden welche Mehrarbeiten oder Gleitzeiten berechnet. Tägliche, wöchentliche, monatliche Ermittlung oder Verfall der Mehrarbeiten. Wenn z.B. die Sollarbeitszeit nicht erreicht wurde.

Liste der Arbeitszeiten:

Von welcher Uhrzeit bis wieviel Uhr wird gearbeitet. Welche Pausen, Sollarbeitszeiten, tägliche Zuschlagsberechnungen oder Schichten. Rundungen der Arbeitszeiten oder der Mehrarbeitsberechnung. Was ist wenn ein Mitarbeiter 5 Minuten vor seinem Arbeitsbeginn bucht. Werden dann diese 5 Minuten berechnet oder nicht. Definition der Kernzeiten.

Liste der Mitarbeiter:

Name, Vorname, Ausweisnummer, Anschrift, Eintrittsdatum, Telefon-Nr. im Betrieb.
Wichtig: Alle Mitarbeiter erfassen und zu den erstellten Listen Arbeitszeiten mit Pausen, Mehrarbeitsregelungen und Abteilungen zuordnen. Dabei werden die o.g. Listen auf Vollständigkeit überprüft!

Liste der Feiertage:

Welche Feiertage in den folgenden 1 1/2 Jahren. Was geschieht wenn an diesen Feiertagen gearbeitet wird. (u.U. unterschiedliche Mehrarbeiten)

Liste des Urlaubsanspruchs aller Mitarbeiter:

Urlaubsanspruch pro Jahr und der Urlaubsanspruch für den Zeitpunkt der Installation.

7.2 Anlegen der Stammdaten

Aufgabe:

Hier wird der Ablauf einer Erstinstallation beschrieben. Die Beschreibung der einzelnen Felder entnehmen Sie den jeweiligen Hilfsmasken (F1).

Beschreibung Menü
1. Vorbereitende Tätigkeiten (siehe vorherige Seite)
2. Installation Windows, Time-Softsoftware
3. Buchungsterminals installieren
4. Benzing- bzw PCS-Parameter definieren 4,4
5. Benzing- bzw PCS-Pollingrechner definieren 4,1
6. PCS-Terminalgruppe definieren 4,2
7. PCS Verbindung testen (Uhrzeitupdate, Starten) 4,1,ff
8. Systemparameter einstellen 1,4,Z
9. Abteilungen 1,4,N
10. Kostenstelle mit Kostensätzen 1,4,J
11. Zeitkonten 1,4,H
12. Pausen 1,4,M
13. Zuschläge 1,4,O
14. Rundungen 1,4,R
15. Betriebskalender (Feiertage mit Tagestyp) 1,4,D
16. Tageszeitregelung (TZR) 1,4,E
17. Zeitarten 1,4,I
18. Zeitgruppe 1,4,B
19. Schichterkennung einrichten (falls erforderlich) 1,4,S
20. Personalstamm 1,4,A
21. Personalstamm Urlaubskonto 1,4,A,B
22. Zeitkontenprogrammablauf erstellen 1,4,G
23. Personalauswertungsgruppe 1,4,L
24. Testbuchungen erstellen. Beginn, Ende, Zeitdauer 1,1,1
25. Verarbeitung der Daten kurz 1,1,1,K
26. Verarbeitung der Daten 1,1,1,V
27. Zeitraumverbuchung (z.B. Krank, Urlaub) 1,1,2
28. Urlaubsstand aller Mitarbeiter für den Zeitpunkt der Installation (Resturlaub) 1,1,4
29. Verarbeitung der Daten 1,1,1,V,2
30. Monatsbericht 1,2,D

7.3 Auftragsverwaltung

Hier wird der Ablauf der Auftragsverwaltung gezeigt. Es müssen alle Funktionen ausgeführt und getestet werden.

Beschreibung Menü
1. Kundenadressen definieren 2,7
2. Ansprechpartner zu einer Adresse 2,7,Ansp.
3. Arbeitsplan erstellen 2,2
4. Artikel erstellen 2,8
5. Kundenauftrag anlegen 2,4
6. Produktionsauftragsbarcode drucken 2,4,Druck
7. Auftragszeiten buchen 1,1,1
8. Verarbeitung der Daten kurz 1,1,1,K
9. Fehlerprotokoll kontrollieren 1,1,1
10. Aktuelle Anzeige der Aufträge, auf denen Zeiten verbucht wurden. 2,6
11. übersicht der Aufträge, auf denen Zeiten verbucht wurden. Anzeige eines Kundenauftrags, die Zeiten je Zeitart und Kostenstelle anzeigen und drucken. Status auf "Fertig" setzen, Nachkalkulation anzeigen und drucken. 2,5

7.4 Dokumentenverwaltung

Hier wird der Ablauf der Dokumentenverwaltung gezeigt. Es müssen alle Funktionen ausgeführt und getestet werden.

Beschreibung Menü
1. Adressen anlegen mit Anschrift. (Menüleiste "Sonderfunktionen" und "Adressen") 2,7
2. Optionen in der Dokumentenverwaltung einrichten. Briefkopf, Seitenfuß, Texte für überschriften, Nummern für Rechnungen etc.. 7,7
3. Textbausteine anlegen. 7,8
4. Artikel anlegen. (Texte, Preise, u.U. mit Arbeitspläne.) 2,8
5. Angebot erstellen mit Positionen. Druckbild testen. 7,A
6. Auftragsbestätigung erstellen mit Bezug auf ein Angebot. 7,B
7. Rechnung mit Bezug auf die Auftragsbestätigung erstellen. 7,3
8. Lieferschein mit Bezug auf die Rechnung erstellen. 7,4
9. Erstellung einer Mahnung 7,3,M

7.5 Abschlusstest

Nachdem die Stammdaten erstellt worden sind, sollten Sie alle Buchungen von einzelnen Mitarbeitern in das System eingeben und deren Auswertungen kontrollieren.

Beschreibung Menü
1. Buchungen erstellen. Beginn, Ende, Zeitdauer 1,1,1
2. Fehlerprotokoll bearbeiten 1,2,1
3. Verarbeitung der Daten 1,1,1,V
4. Monatsbericht erstellen und kontrollieren 1,2,D
5. Zeitgesteuerte Verarbeitung testen: 3 Minuten später als die aktuelle Uhrzeit 1,4,Z
6. Kontrolle ob die zeitgesteuerte Verarbeitung erfolgt
7. Zeitgesteuerte Verarbeitung wieder auf den korrekten Wert setzen. 1,4,Z
8. Drucker einrichten. (siehe Folgeseite)

7.6 Drucker einrichten

Aufgabe:

Je nach Drucker werden einzelne Listen nicht korrekt ausgegeben. Die hier aufgelisteten Druckbeispiele sollten erstellt werden. Falls der Ausdruck nicht korrekt erfolgt, kann dies mit der ACCESS-Menüzeile "Datei" und "Druckereinrichtung" erfolgen.

Beschreibung Menü
1. Monatsbericht drucken 1,2,D
2. Personalstammliste 1,3,I
3. Personalausweiskarte 1,3,N
4. Management Graphik 1,5,A
5. Produktionsauftragskarte 2,1,Karte
6. Produktionsauftragspapier 2,1,Papier
7. Nachkalkulation drucken 2,5,Nach