Jedes Unternehmen muss sich mit dem Thema der Arbeitszeiterfassung befassen. Sowohl Gehaltsabrechnung als auch die Überstundenerfassung müssen zuverlässig und genau festgestellt werden müssen. Was früher die simple Stechuhr war, wird heute abgelöst durch moderne Methoden der Zeiterfassung. Doch können alle Methoden gleichermaßen in jedem Unternehmen eingesetzt werden?

Sie Fragen sich gewiss: Ist die Zeiterfassung für Unternehmen wirklich notwendig?

Eine detaillierte Zeiterfassung ist für jedes Unternehmen essenziell. Sie erlangen nicht nur Transparenz und Kontrolle für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern auch eine solide Grundlage für Ihr Personalmanagement und die Gehaltsabrechnung. Sie sind in der Lage, ein Stundenkonto für Ihre Mitarbeiter anzulegen durch das Erfassen der Arbeitszeiten, so können Fehl-und Überstunden festgehalten werden. Dies bietet beiden Parteien Sicherheit und schafft ihnen und ihren Mitarbeitern eine Vertrauensbasis. Gerade in Unternehmen, in denen Überstunden gestattet werden und Mitarbeiter zwischen Überstundenabbau und Auszahlung wählen dürfen. Nicht zu vergessen auch die Erfassung und Abrechnung der Schichtzulagen sowie der Wochenendarbeiten.

Eine klassische Methode der Selbstkontrolle: die analoge Methode

Viele, aber vor allem Familienbetriebe setzten nach wie vor auf Vertrauensarbeitszeit. Sie erfassen die zeit entweder gar nicht oder analog auf Papier. Die Mitarbeiter tragen in einer Tabelle ein, wann Sie kommen und wann Sie gehen. Mansche gehen so weit, dass sie Stichpunkte zu einzelnen Arbeitsschritten sehen wollen, um die Zeiteinteilung nachvollziehen zu können. Es bietet durchaus eine gewisse Kontrolle, lässt jedoch Spielraum zur Manipulation durch die Mitarbeiter.

Eine weitere analoge Variante, die vielleicht jeder noch von ‚Omas Zeiten‘ kennt, ist die berühmte Stechuhr. Hauptsächlich bekannt aus dem produzierenden Gewerbe, wo Mitarbeiter an verschiedenen Stationen arbeiten müssen. Das Prinzip absolut simpel: Die Mitarbeiter bekommen eine Karte, die sie an einer Zeitschaltuhr bei Ein- und Austritt stempeln. Zwar können wir bei dieser Methode davon ausgehen, dass hier wenig „pfusch“ betrieben werden kann, jedoch ist klar, dass die Stechuhr in der modernen Arbeitswelt nicht standhalten kann. Es fehlt schlichtweg an Flexibilität.

Digitale Zeiterfassung- ein flexibler Allrounder!

Das Handling hier ist ein ganz anderes als bei den analogen Systemen. Moderne Zeiterfassung weißt eine Bandbreite an Möglichkeiten auf. Die persönlichen Zeiten der Mitarbeiter werden via persönlicher Magnet- oder Chipkarte erfasst. Das Prinzip ähnelt hier der Stechuhr: Der Chip oder Magnetkarte wird an ein Lesegerät gehalten. Andere Betriebe nutzen biometrische Eingaben oder mobile Endgeräte. Dies ermöglicht Ihnen als Arbeitgeber die Einführung flexibler Arbeitszeiten. Deshalb eignet sich die digitale Zeiterfassung vor allem für Unternehmen mit Gleitzeitmodellen.

Vorteile:
• Personaler wie Mitarbeiter haben in der Regel jederzeit Zugriff auf das Zeitkonto und können detailliert die Arbeitszeiten nachprüfen

• Digitale Zeiterfassung ermöglicht eine effizientere Produktion

• Im System wird automatisch die Zeit erfasst und sofort abgespeichert

• Abwesenheiten während der Arbeitszeit können sofort erfasst werden

• Kernzeiten sowie Feier- und Urlaubstage können im System für eine effizientere Verwaltung vorprogrammiert werden• Bietet Transparenz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Nachteile:
Als Nachteil kann die Implementierung des digitalen Systems empfunden werden in Bezug auf Umsetzung und Kosten. Doch es gibt durchaus Unternehmen, die preislich flexibel sind und einen Installationsservice bieten. Dies sollten vor allem Betriebe in Anspruch nehmen, die keine IT Abteilung haben. Die Umsetzung kann natürlich auch am Personal scheitern, wenn dieses sich weigert, ein anderes System zu nutzen als das bekannte.

Welche Lösung ist für Sie nun die Richtige?

Klar ist, dass beide Methoden der Zeiterfassung die Grundlage für die Gehaltsabrechnung bilden. Welche Lösung für Sie nun die Richtige ist, hängt wesentlich von der Motivation Ihrer Mitarbeiter, ihren Ansprüchen und den finanziellen Möglichkeiten ab. Wir beraten Sie natürlich gerne zu diesem Thema und helfen Ihnen, die richtige Lösung zu finden!