Zeiterfassungssysteme sind für Unternehmen essenziell und bei vielen Arbeitnehmern unbeliebt. Doch warum?

Es sprechen viele Gründe für Zeiterfassungssysteme in Unternehmen und dennoch sind sie in kaum einem Unternehmen beliebt. Zum Beispiel ist die Frage, wie viel Zeit für welche Tätigkeit aufgewendet wird, ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und Controllings. Die ordentliche Erfassung der Zeit und der Aktivitäten liefert eine hohe Transparenz und ermöglicht natürlich auch detaillierte Nachweise über die geleistete Projektarbeit gegenüber den Kunden. Erfolge müssen schließlich messbar vergleichbar und nachweisbar sein. Was sie Messen und kalkulieren können, gibt ihnen die Freiheit, rechtzeitig zu intervenieren, wenn Aufträge, Projekte, Arbeitsweisen sich nicht in die gewünschte Richtung entwickeln.

Diese Einsicht lässt natürlich nun die Frage offen, warum Zeiterfassungssysteme bei Arbeitnehmern auf Ablehnung stoßen.

Es gibt unzählige organisatorische, emotionale, psychosoziale Gründe, unteranderem:

Misstrauen – Die Mitarbeiter sind dem System gegenüber negativ gestimmt, weil sie von einem Misstrauen sich gegenüber ausgehen

Aufschieberitis – es ist schlichtweg uninteressant, die Zeit zu erfassen

Mangelndes Pflichtbewusstsein – manche erachten es nicht als Notwendigkeit

Geringe Motivation – durch das Erfassen der Zeit können die Arbeitnehmer kein Lob ernten

Hohe Konzentration – die Arbeitnehmer sind stark konzentriert auf Ihre Aufgabe/Projekt und erachten das erfassen der Zeit eher als ablenkend und lästig

Mangelndes Verständnis – die Arbeitnehmer haben vielleicht Schwierigkeiten, das große Ganze zu sehen und brauchen einfach mehr Input zu diesem Thema

Das sind einige von vielen Gründe, weshalb sich Arbeitnehmer wenig bis keine Mühe geben, ihre Arbeitszeiten gewissenhaft zu notieren. Folge von dieser Einstellung zu Thema ist natürlich dann, dass am Ende des Tages oder der Woche die Arbeits- und Projektzeiten salopp notiert werden oder gar gänzlich in Vergessenheit geraten. Was die Mitarbeiter verfehlen zu verstehen ist, dass dieses verhalten letztendlich nicht nur dem

Unternehmen schadet, sondern auch sie persönlich betrifft. Denn das Unternehmen steht vor der Herausforderung, auf Basis der Arbeit- und Projektzeiterfassung den Personaleinsatz Ihrer Mitarbeiter im Sinne aller beteiligten zu planen und strategische Entscheidungen zu treffen. Wenn das Unternehmen sich jedoch nicht auf die erfassten Zeiten verlassen kann, geht es zulasten aller. Was Arbeitnehmer häufig übersehen ist, dass die lückenlose und ordentliche Zeiterfassung auch für sie einen enormen Vorteil bietet. Durch das Führen einer ordentlichen und lückenlosen Zeiterfassung haben Ihre Mitarbeiter stets einen korrekten Nachweis über alle geleisteten Stunden.

Einwände ausräumen – so klappts

Ist in Ihrem Unternehmen die Zeiterfassung nicht ordentlich flächendeckend und zuverlässig durchgeführt, müssen wir gestehen, macht es gar keinen Sinn, sie weiter zu führen. Wenn sie es nicht schaffen, ihren Arbeitnehmern das Verständnis für die Zeiterfassung nahe zu bringen, werden sie stets von Konflikten geplagt sein. In den meisten Fällen haben Mitarbeiter Unsicherheiten ängste oder Vorteile, weshalb sie eine Zeiterfassung ablehnen. Ein weiteres Argument kann auch die Gewohnheit sein. Mitarbeiter argumentieren unter anderem in folgendem Jargon „das mache ich schon ewig so und es funktioniert hervorragend“. Das macht auch Sinn. Unser Gehirn liebt einfache Muster und Gewohnheiten, es liebt den Einfachen weg. So ist es nur natürlich, dass eine Umstellung beunruhigend wirkt.

Was machen wir also, um diesen Gefühlen und Ansichten entgegenzusteuern?

Als Unternehmen sollten sie Aufklärung und Erziehung betreiben und viel Kommunizieren. Wenn wir ergründen können, woher die Einwände kommen, ist es wenig herausfordernd, darauf einzugehen. Machen Sie den Mitarbeitern klar, welche Vorteile vor allem sie selbst durch eine ordentliche Zeiterfassung haben. Erläutern sie, weshalb Zeiterfassung für den betrieblichen Ablauf relevant ist. Des Weiteren ist es essenziell, Mitarbeiter zu schulen. Je qualifizierter Ihre Mitarbeiter sind, desto effektiver und zuverlässiger können sie mit anderen Angestellten kommunizieren und die Software bedienen. Das hat für Sie natürlich den Vorteil, dass Mitarbeiter, die selbstbewusst und mit Einsicht ein Programm bedienen können und dies auch mit einer ganz anderen Überzeugung nach außen kommunizieren.

Vorteile der Arbeits- und Projektzeiterfassung im Überblick

Vorteile für UnternehmenVorteile für Mitarbeiter
Minutengenaue Zeitabrechnung -Vermeidung von Überstunden und -Leerlauf Lückenlose -Nachvollziehbarkeit der Daten Mehr -Sicherheit, Transparenz und -Übersicht über die Arbeitszeiten der -Mitarbeiter Effizientere -Personaleinsatzplanung Leichtere -Verwaltung und Kontrolle von -Abwesenheiten sowie Urlaub -Einhaltung aller gesetzlichen -Vorgaben Leichtere -Rechnungsstellung auf Basis der -Projektzeiterfassung Optimale Basis für Lohn- und Gehaltsabrechnung -Prozessoptimierung und -Kostenersparnis Deutliche Gewinnsteigerungen möglichBessere Übersicht über die
-geleisteten Arbeitsstunden
-Maximale Transparenz bei
-Zeit- und Urlaubskonten -Einfachere Planung von -Urlauben Klare Verfolgung von -Projektzielen Vermeidung -unnötiger Aktivitäten -Erfolgreicheres und -leistungsorientierteres Arbeiten -Bessere zeitliche Einschätzung -wichtiger Aufgaben Tägliche -Routinen und Gewohnheiten werden besser abgebildet


Fazit:

Abschließend lässt sich sagen, dass Zeiterfassung zwar einer gewissen Unbeliebtheit unterliegt, dies jedoch zu Unrecht. Jeder kann von einer modernen Zeiterfassung profitieren vom Kleinbetrieb zum Großunternehmen. Das Führen einer gewissenhaften Zeiterfassung ermöglicht ihnen sogar einen Wettbewerbsvorteil, wenn sie wissen, dieses Instrument richtig zu nutzen.