Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Die neun wichtigsten Merkmale einer guten Software.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten für die korrekte Zeiterfassung. Stempeluhr, am Terminal oder mit dem Smartphone.
Wir haben für Sie die wichtigsten Merkmale einer Zeiterfassungssoftware zusammengefasst.

Einrichtung und Bedienung – Einfach und intuitiv

Eine Zeiterfassungssoftware muss für jeden Unternehmer und seine Angestellten bedienbar sein. Nicht jeder Betrieb verfügt über eine IT-Abteilung oder im IT spezialisierte Arbeitnehmer, Unternehmer müssen daher in der Lage sein, die Software einfach und intuitiv zu installieren und zu bedienen.

Für Mitarbeiter zugänglich

Eine gute Software sollte es den Mitarbeitern ermöglichen selbständig ihre Zeiten zu erfassen.

Überblick über Arbeitszeiten

Eine gute Zeiterfassungssoftware bietet den Unternehmern die Möglichkeit alle Dienstpläne ihrer Arbeitnehmer einzusehen. Die Software bietet auf einen Blick die Einsicht in die Arbeitszeiten und die Entwicklung der Arbeitnehmer.

Möglichkeiten zur Änderung

Es ist wichtig, dass die Zeiterfassungssoftware die Möglichkeit zur Korrektur bietet, falls Mitarbeiter vergessen ein- oder auszustempeln. In diesem Fall sollte es einfach sein, die Zeiten nachzutragen ohne komplizierten Prozess der Vorgesetzte oder die HR-Abteilung involviert.

Exportierbare Berichte

Die Stundenzettel für alle Arbeitszeitmodelle sollten als Excel oder PDF Dateien exportiert werden können. Deshalb erfolgt die Weiterverarbeitung entweder per Hand oder elektronisch.

Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten

Die Verwaltung von Urlaubstagen und Abwesenheiten der Arbeitnehmer hilft den Unternehmern, die Dienstplanung zu verbessern und alles im Blick zu behalten. Mit dem Einsatz der Software wird die Berechnung der Urlaubstage viel einfacher. Übersichtlich wird die Zeitwirtschaft des Unternehmens in der Cloud gespeichert.

Genehmigung in der Software

Vorgesetzte oder Arbeitnehmer der Personalabteilung sollen durch den Einsatz der Software einfach, digital Stundenzettel der Mitarbeiter mit wenigen Klicks zu genehmigen oder abzulehnen.

Mobile Zeiterfassung

Gerade seit dem Ausbruch der Coronapandemie ist es noch deutlicher, dass eine gute Zeiterfassungssoftware die Möglichkeit zur mobilen Zeiterfassung bieten muss! Arbeitnehmer, die im Homeoffice, im Ausland oder unterwegs arbeiten, sollen die Möglichkeit haben effizient und einfach ihre Zeit zu erfassen.

Warum braucht ein Unternehmen eine Software zur Erfassung der Arbeitszeit?

Abgesehen von der Erfüllung aller Anforderungen des Arbeitsrechts und der Umsetzung des EuGH-Urteils hat eine Zeiterfassungssoftware auch weitere Vorteile. Gesamte Dienstpläne können festgelegt werden und flexible Arbeitszeiten eingepflegt. Die Verfügbarkeit der Mitarbeiter kann jederzeit eingesehen werden. Zu jeder Zeit haben Arbeitgeber oder HR-Mitarbeiter direkten und sofortigen Zugriff auf alle Daten, die von der Software erfasst werden. Diese Daten werden dann entweder auf dem Server oder in der Cloud sicher gespeichert und verwaltet. Die digitale Arbeitszeiterfassung spart nicht nur Zeit durch automatisierte Prozesse, sondern ist auch übersichtlich.

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Zeiterfassungssoftware Definition