Vorab sollten Sie sich vergewissern, ob und welche Office-Installation auf dem von Ihnen ausgewählten PC besteht. Wählen Sie dementsprechend Ihr Downloadpaket aus. In der TimeSoft-Installation ist alles enthalten, um die Funktionalität Ihrer Zeiterfassung zu gewährleisten!

Entpacken Sie das heruntergeladene ZIP-File und starten die Installation durch Doppelklick auf das EXE-File. Folgen Sie den Angaben auf ihrem Monitor.

Nach erfolgreichem Abschluss der Installation können Sie Die Software über die Desktop-Verknüpfung starten. 

Für die Anmeldung wählen Sie bitte den User Admin. Die Eingabe eines Passwortes ist nicht notwendig.

Beachten Sie, dass Sie ohne gültige Lizenz nur ein Demo-System haben. Wenn Sie die Software gekauft haben, wird Ihnen Ihre Lizenz automatisch per eMail übermittelt.

Um das Terminal an der Wand zu befestigen, entfernen Sie die hintere Klappe von Ihrem Terminal. Die Klappe ist nur aufgesteckt und kann mit wenig Kraftaufwand entfernt werden.

Nun müssen Sie nur noch die beiden Ösen über die beiliegenden Schrauben stülpen und schon hängt Ihr neues Zeiterfassungs-Terminal an Ihrer Wand.

Die Bohrschablone finden sie auf der Rückseite des Terminal-Kartons.

Um die Konfiguration vornehmen zu können, muss das Terminal mit einem LAN-Kabel an Ihr Netzwerk angeschlossen sein! Wenn Sie eine WLAN-Verbindung wünschen und diese eingerichtet haben können Sie das Kabel wieder entfernen.

Geben Sie in die Betreffzeile Ihres Dateimanagers (Explorer) Folgendes ein und drücken dann die Enter-Taste:

\\terminal-zuz\Konfiguration\

Jetzt öffnet sich ein Fenster, das Sie nach einem Benutzernamen und einem Passwort fragt. Hier geben sie nun als Benutzername: „zuzbenutzer“ und als Passwort: „ZEITundZUTRITT“ an (bitte Groß-/Kleinschreibung beachten).

Bei korrekter Eingabe haben Sie nun in Ihrem Dateibrowser Zugriff auf die Datei „config.ini“:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei „ini“ und wählen Sie „öffnen mit Editor“ an. Das Fenster, das sich im Anschluss öffnet, beinhaltet alle Informationen, die Sie benötigen, um die Kommunikation zwischen dem Terminal und der TimeSoft-Software herzustellen:

Legen Sie den Benutzer“timesoft“ mit dem Passwort „timesoft“ an. Falls Sie einanderes Passwort benutzen wollen/müssen dann ändern Sie dieses auch in dieser Datei.

Wenn Sie keine Berechtigungen haben, um neue Benutzerkonten anzulegen, informieren Sie bitte Ihren zuständigen EDV-Verantwortlichen!

Bei dem Punkt „Freigabe“ benötigen Sie nun die IP-Adresse des PCs, auf dem die TimeSoft installiert ist.

Falls Sie diese nicht kennen, erfragen Sie diese bei Ihrem zuständigen EDV-Verantwortlichen, oder drücken Sie die Tastenkombination „Windows“ + „R“.

Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster bei Ihnen:

Hier geben Sie den Befehl „cmd“ ein und bestätigen mit der „Enter“-Taste oder klicken auf den Button „OK“.

In das nun geöffnete Fenster müssen Sie den Befehl „ipconfig“ eingeben und diesen erneut mit der „Enter“-Taste bestätigen.

Innerhalb der Daten, die Ihnen jetzt angezeigt werden, suchen Sie die „IPv4-Adresse“ heraus:

Zum Abschluss tauschen Sie die Demo IP-Adresse gegen Ihre IP-Adresse aus. Wenn Sie keine Kommunikation über WLAN benötigen, starten Sie nun Ihr Terminal, nachdem Sie die Datei gespeichert haben, neu.

Der Neustart erfolgt, nachdem Sie die Stromversorgung getrennt und wiederhergestellt haben.

HINWEIS:

Bitte bedenken Sie, dass Ihre Mitarbeiter erst dann Buchen können, wenn Sie die Stammdaten in Ihre Datenbank eingetragen haben, und in der TimeSoft die erste Verarbeitung durchlaufen wurde!

Um die WLAN-Verbindung nutzen zu können, müssen Sie zuallererst bei dem Punkt „aktiv“ das „false“ in ein „true“ umändern.

Achten Sie darauf, dass das WLAN-Signal an dem Punkt, an dem das Terminal in Ihrer Firma montiert werden soll, stark ist!

Sie benötigen hier den Namen Ihres WLAN-Anschlusses („ssid“) und das dazugehörige Passwort.

Nach erfolgter Eingabe speichern Sie die Datei ab, entfernen das Lan-Kabel und starten das Terminal neu (Der Neustart erfolgt, nachdem Sie die Stromversorgung getrennt und wiederhergestellt haben).

Falls Komplikationen auftreten sollten, die Ihre internen EDV-Mitarbeiter nicht beheben können, stehen wir Ihnen natürlich gern zur Verfügung.

HINWEIS:

Bitte bedenken Sie, dass Ihre Mitarbeiter erst dann Buchen können, wenn Sie die Stammdaten in Ihre Datenbank eingetragen haben, und in der TimeSoft die erste Verarbeitung durchlaufen wurde!

Damit das Terminal mit der TimeSoft kommunizieren kann fehlt nur noch die Freigabe. Diese wird benötigt, damit das Terminal die Buchungsdaten an Ihren PC weitergeben und die RFID-Chips Ihren Mitarbeitern zuordnen kann.

Hierfür müssen Sie den Ordner „Zeiterfassung„, der sich direkt im Verzeichnis „C:\“ befindet, für den von Ihnen neu angelgten Benutzer „timesoft“ freigeben.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen den untersten Punkt „Eigenschaften“ aus. In dem foglenden Fenster öffnen Sie den Reiter „Freigabe“ und klicken dort auf „Erweiterte Freigabe„:

Aktivieren Sie in dem neuen Fenster das Häckchen ganz oben und klicken dann auf den Button „Berechtigungen„.

Nun müssen Sie nur noch auf „Hinzufügen…“ klicken, den Benutzernamen „timesoft“ eintragen und mit „OK“ bestätigen.

WICHTIG:

Der Nutzer „timesoft“ muss zwingend Vollzugriff haben, da das Terminal die Buchungsdateien auf Ihren PC überträgt!

HINWEIS:

Bitte bedenken Sie, dass Ihre Mitarbeiter erst dann Buchen können, wenn Sie die Stammdaten in Ihre Datenbank eingetragen haben, und in der TimeSoft die erste Verarbeitung durchlaufen wurde!

Starten Sie die Timesoft über Ihre Desktop-Verknüpfung und melden Sie sich mit dem Benutzer „Admin“ ohne Passwort an.

Um Ihre Mitarbeiterdaten einzutragen öffnen Sie nun entweder über das  Symbol am oberen Bildschirmrand den Personalstamm oder klicken Sie auf den Reiter „Stammdaten / Verarbeitung“ und dort auf „Personalstamm„.

Im Personalstamm tragen Sie nun alle benötigten Daten Ihrer Mitarbeiter ein. Den Namen sowie Vornamen tragen Sie ganz oben ein, rechts daneben können Sie die Personalnummer angeben. Die Personalnummer zählt automatisch hoch und kann nicht doppelt vergeben werden. In dem ersten Reiter „Pers. Daten“ gibt es keine Pflichtfelder, alle Angaben sind optional.

In dem Reiter „Betr. Daten“ geben Sie nun das Eintrittsdatum an. Dieses Datum bestimmt, ab welchem Tag Ihr Mitarbeiter buchen darf (WICHTIG: Wenn Sie das Datum in die Zukunft datieren muss an dem angegebenen Tag erst eine Verarbeitung durchgeführt werden, bevor der Mitarbeiter buchen kann!).

Als nächstes Wählen Sie eine der vorgegebenen Zeitgruppen aus, diese geben die Sollzeit vor. Falls Ihre Mitarbeiter stark variable Arbeitszeiten haben oder das benötigte Zeitgruppenmodell noch nicht existiert wählen Sie das „LEER“ Modell. Die Zeitgruppen können auch rückwirkend noch geändert werden.

Als nächstes fehlt noch die Chip-ID. Tragen Sie eine ID aus der Liste, die wir Ihnen per Email zugesendet haben in dem Feld „Ausweis“ ein. WICHTIG: Die ID muss genau kopiert werden, da fehlende Ziffern oder Leerzeichen Fehler verursachen können. Achten Sie auch darauf das die beiden Häckchen wie im Bild richtig angewählt wurden:

In dem Reiter „Zeitarten/Zeitkonten“ können Sie angeben was Ihr Mitarbeiter an dem Terminal in der Übersicht sehen kann. Als Beispiel:

Das letzte, was Sie nun noch eintragen müssen ist der Urlaubsanspruch. Gehen Sie hierfür auf den Reiter „Fehlzeitansprüche„. Dort wählen Sie die Zeitart „Urlaub“ aus und tragen bei den Tagen den Jahresanspruch ein.

Durch drücken der „Enter„- oder „Tab„-Taste springen Sie nun so lange durch die Felder bis sich ein neues Fenster öffnet. Hier tragen Sie den aktuellen Urlaubsanspruch ein und bestätigen mit „OK„.

Um einen weiteren Mitarbeiter anzulegen klicken Sie entweder so lange auf diesen Pfeil am unteren Rand des Personalstamms, bis Sie ein leeres Datenblatt vor sich haben oder auf diesen  Pfeil um direkt in ein leeres Datenblatt zu springen.

Hinweis:

Um einen Mitarbeiter im Personalstamm zu suchen nutzen Sie die unteren beiden Eingabefelder!(„PersonalNR suchen“ oder Namen suchen„)

Wenn Sie alle Mitarbeiter eingetragen haben erstellen Sie den Monatsplan für Ihre Mitarbeiter.

Achten Sie dabei darauf das das Häckchen bei „Alle Mitarbeiter“ aktiv ist, wählen Sie das Datum aus, ab wann der Monatsplan gilt und klicken Sie auf „Erstellen„.

Jetzt fehlt Ihnen nur noch der Betriebskalender, der die Feiertage vorgibt.

Im Folgenden Fenster sehen Sie eine Liste alle Tage. Klicken Sie auf den Button „Erweitern“ um die entsprechenden Feiertage eintragen zu können.

Bevor Sie in die Übersicht über die Feiertage eingeblendet bekommen, müssen Sie erst einen Zeitraum angeben. Wählen Sie am besten den 01.01. des aktuellen Jahres als Start- und den 31.12. des aktuellen Jahres als End-Datum.

Nun haben Sie die Möglichkeit Ihre Feiertage, die für Sie zutreffen auszuwählen. Im unteren Rechten Eck über den Buttons können Sie verschiedene Länder auswählen oder aber auch auf Benutzerdefiniert klicken, um alle Feiertage aller Länder auswählen zu können.

Aktivieren Sie einfach bei den Feiertagen die in Ihrem (Bundes-)Land gelten das Häckchen und klicken zum Schluss auf „Daten übernehmen„.

Danach sollten Sie noch eine Überprüfung der Feiertage durchführen. Dafür müssen Sie im Reiter „Stammdaten / Verarbeitung“ auf den Punkt „Systemparameter“ klicken.

Hier wechseln Sie nun auf den Reiter „Prüffunktionen„, aktivieren das Häckchen bei „Mit aktuellem Datum Initialisieren“ und klicken auf „Ausführen„.

Zum Abschluss müssen Sie nur noch eine Verarbeitung durchführen. Dafür klicken Sie ganz einfach auf dieses  Symbol am oberen Bildschirmrand oder unter dem Reiter „Stammdaten / Verarbeitung“ auf „Polling und Verarbeitung„.

Nach einem Neustart des Terminals oder einer Wartezeit von maximal 15 Minuten können Ihre Mitarbeiter jetzt buchen.