Synonyms: Personaleinsatzplanung, PEP, Personal, Human Ressources
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Definition
Personaleinsatzplanung, kurz PEP, ist die Zuordnung von Mitarbeitern unter Berücksichtigung von örtlichen, zeitlichen und quantitativen Dimensionen und der Qualifikationsprofile der Mitarbeiter. Die Qualifikationsprofile der Mitarbeiter müssen natürlich den Anforderungsprofilen der zu besetzenden Stelle passen. Die Interessen und Neigungen der Mitarbeiter sind berücksichtigt.
Nutzen
Durch PEP erreicht man ein optimales Workplace Management. Unter- und Überlastungen, Personalengpässe werden vermieden. Die PEP verschafft dem Unternehmen Informationen über den Bedarf an Mitarbeitern. Unter Berücksichtigung der PEP entscheidet das Unternehmen, ob ein Mitarbeiter eingestellt, entlassen oder versetzt wird. Man kann auch prüfen, ob die nötige Qualifikation der Mitarbeiter vorhanden ist, so kann man Entscheidungen darüber treffen, ob Mitarbeiter weitergebildet werden müssen.
Ziel
Eine höhere Produktivität, der optimale Einsatz der Mitarbeiter zu Erfüllung der Unternehmensaufgabe und die Vermeidung von Personalengpässen. Durch vorausschauende Personaleinsatzplanung steigert das Unternehmen zum einen die Produktivität und senkt die Personalkosten.
Arten
Es gibt drei Arten der PEP, die qualitative, die quantitative und die zeitliche PEP.
Die qualitative PEP:
Bei der qualitativen Personaleinsatzplanung werden die Fähigkeiten und Kenntnisse ermittelt, die in Zukunft in den Unternehmensaufgabengebieten gebraucht werden und welche nicht. Diese Ermittlung entscheidet, ob gewisse Bereiche ein Outsourcing benötigen oder ob Mitarbeiter weitergebildet werden.
Die quantitative Personaleinsatzplanung: die quantitative Personalbedarfsplanung prüft, ob Personal Zu und Abgänge zu erwarten sind und ob sie sich mit der zukünftigen Personalplanung decken.
Die zeitliche PEP:
Hier geht es darum die Personaleinsatzplanung an die saisonalen Bedürfnisse des Betriebes anzupassen.
Praxis
Die Personaleinsatzplanung Erfolg in der Praxis zunächst grob, zum Beispiel eine grobe Jahresplanung, darauf Erfolg dann eine konkrete Monatsplanung.
Zunächst werden zur Analyse des Arbeitsaufkommens Informationen herangezogen wie zum Beispiel Auftragszahlen oder Kundenzahlen. Man beachtet nicht nur den Ist-Zustand, sondern stellt Prognosen für das Arbeitsaufkommen in der Zukunft. Mithilfe von diesem Arbeitsanfall-Forecast und dessen regelmäßige Konkretisierung kann man eine Einschätzung des Personalbedarfs vornehmen. Als Nächstes muss ermittelt werden welche Mitarbeiterkapazitäten dem Unternehmen zur Verfügung stehen, dazu werden Mitarbeiterakten zurate gezogen. Anschließend vergleicht man, wie viele Arbeitsstunden pro Mitarbeiter dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Das sogenannte Stunden-Budget benötigen wird benötigt um zu sehen, ob der prognostizierte Arbeitsanfall bewältigt werden kann. Diese Analysen geben dem Unternehmen letztendlich Einsicht dazu, ob und wie viele Mitarbeiter neu eingestellt werden müssen und Personaleinsatzpläne erstellt werden.
All diese Schritte können vereinfacht werden durch den Einsatz einer Software, die digitale PEP ermöglicht. Durch das einpflegen aller notwendigen Daten in die Software können alle Prozesse zur Berechnung des Stunden-Budgets, der Berechnung dem Personalbedarf und weitere Aufgaben automatisiert werden.
Quellen:
https://www.sage.com/de-de/blog/lexikon/personaleinsatzplanung/
https://pep-ito.de/news/personaleinsatzplanung-3-grundlagen-and-6-ziele-der-personaleinsatzplanung
