Um mit der TimeSoft Personalzeiterfassung immer auf dem aktuellen Stand zu sein und den Pflegeaufwand minimal zu halten, empfehlen wir die folgenden Arbeiten regelmäßig auszuführen:

Der allererste Schritt ist immer das Polling, um die Buchungsdaten vom Terminal in die Software zu übertragen. Danach starten Sie eine Verarbeitung lang, die diese Buchungsdaten auswertet und verrechnet.

Sie können aber auch einfach beide Optionen gleichzeitig ausführen, in dem Sie Polling und Verarbeitung anwählen oder dieses Symbol im oberen linken Bildschirmrand anklicken.

(Zu finden unter Stammdaten/Verarbeitung bei dem Unterpunkt Verarbeitung)

Der zweite Schritt ist nun zu überprüfen, ob Ihre Mitarbeiter evtl. falsch gebucht haben, oder aus anderen Gründen eine Fehlermeldung verursacht haben (z. B. Abwesenheiten durch Krankheit, Urlaub, Berufsschule, etc.).

Um Fehler zu korrigieren, klicken Sie auf das erste Symbol (das Stift-Symbol) in der oberen linken Ecke. Mit dem Klick auf  dieses Symbol öffnen sich 2 Fenster (Korrektur Zeitpunkt & Fehlerprotokoll für Korrekturen).

Das Fehlerprotokoll beinhaltet eine Liste aller Fehler bzw. Warnhinweise, die zu korrigieren sind. Wenn Sie einen entsprechenden Fehler korrigieren wollen, klicken Sie diesen im Fehlerprotokoll an und in dem Fenster Korrekur Zeitpunkt wird Ihnen detailiert angezeigt um welchen Fehler es sich handelt. Dort können Sie nun die Daten abändern/korrigieren. Sind Sie mit einer Korrektur fertig, können Sie die entsprechende Fehlermeldung aus dem Fehlerprotokoll löschen, indem Sie auf den Button „L“ am Ende der Fehlermeldung klicken.

Da Sie Daten geändert haben, die evtl. die bisher berechneten Ergebnise verändert haben, starten Sie danach noch einmal eine Verarbeitung lang!

(Mehr Hilfe hierzu finden Sie auch unter: http://www.zeitundzutritt.de/hilfe/#index2_2_1)

Die  Zeitraumsverbuchung ermöglicht es Ihnen für eine längere Zeitspanne Änderungen einzutragen (z.B. mehrere Tage/Wochen Urlaub).

Es ist auch möglich Zeitspannen in der Vergangenheit zu ändern und neu verarbeiten zu lassen. Um die Zeitraumsverbuchung zu öffnen, klicken Sie auf das zweite Symbol in der oberen linken Ecke (das Tastatur-Symbol).

Hier können Sie nun u.a. für einen Mitarbeiter einen Zeitraum angeben in dem er Urlaub hat/hatte. Dafür wählen Sie einfach den entsprechenden Mitarbeiter aus, bei der Zeitart wählen Sie Urlaub aus und geben das Start- und Enddatum des Zeitraums an den Sie verbuchen möchten. Nun klicken Sie auf Ok. Bei der nächsten Verarbeitung lang werden die Änderungen überprüft und übernommen.

Wenn Sie einen Zeitraum aus der Vergangenheit geändert haben müssen Sie die erweiterten Optionen anklicken. Hier haben Sie nun diverse Möglichkeiten. Um den Zeitraum bei der nächsten Verarbeitung nochmal neu verrechnen zu können wählen Sie hier den Punkt Neuberechnung an.

Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, starten Sie noch einmal die Verarbeitung.

(Mehr Hilfe hierzu finden Sie auch unter: http://www.zeitundzutritt.de/hilfe/#index2_2_2)

Nachdem Sie alle Fehler und Werte korrigiert haben, können Sie nun den Monatsbericht anschauen. Das vierte Symbol  in der oberen linken Ecke (das Buch-Symbol) öffnet ein Auswahlfenster, in welchem Sie unter anderem einen Mitarbeiter, eine Abteilung oder auch alle Mitarbeiter, sowie den entsprechenden Monat auswählen können. Im unteren Bereich des Auswahlfensters finden Sie zwei Verschiedene Buttons. Der Button mit dem Papier-Symbol öffnet eine Vorschau, das Drucker-Symbol lässt Sie die ausgewählten Berichte direkt drucken.

Bedenken Sie, dass die Buchungen des aktuellen Tages hier nicht erscheinen, da noch kein Tagesabschluss vorhanden ist!

Mit dem Buchungsbericht können Sie sich alle Buchungen anschauen (auch die Buchungen des aktuellen Tages). Diesen finden Sie unter Bewegungsdaten/Berichte bei dem Unterpunkt Berichte. Das Auswahlfenster bietet fast identische  Auswahlmöglichkeiten, die Ihnen auch im Monatsbericht zur Verfügung stehen. Der einzig wirkliche Unterschied besteht darin, dass Sie einen Zeitraum angeben können, aus welchem Sie die Buchungen einsehen möchten.

Tab-Inhalt

Falls Sie dennoch Hilfe benötigen oder Verständnisfragen haben, helfen wir Ihnen natürlich gerne!

Ihr Team von ZEITundZUTRITT