Im Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Dies war eine der wegweisenden Entscheidungen für die Arbeitswelt. Mit der DSGVO kamen grundlegende Veränderungen eingeleitet bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten. 12 Monate später entschied der EuGH, dass innerhalb der EU Arbeitgeber künftig flächendeckend Systeme zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen. Bevor das Urteil in Kraft tritt, muss das Urteil der EuGH in die Gesetzgebung auf nationaler Ebene einfließen.
Was bei der Zeiterfassung erlaubt ist, erfahren sie in unserem Blog.
Zeiterfassungssysteme müssen DSGVO-konform sein
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten, den es ist möglich Anhang der Uhrzeiten Mitarbeiter eindeutig zu identifizieren. Um Zeiterfassungssoftware nutzen zu dürfen, muss diese DSGVO-konform sein und die Daten müssen laut geltendem Recht mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Dies ermöglicht sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern einen Nachweis über die geleisteten Stunden zu erbringen.
Aber welche Aspekte muss ein Zeiterfassungssystem genau erfüllen?
Damit ein Zeiterfassungssystem den Forderungen der DSGVO entspricht, müssen folgende Faktoren unter anderem erfüllt werden:
Erhobene Daten müssen an einen Zweck gebunden werden, das bedeutet, dass Daten ausschließlich für die Bereiche genutzt werden dürfen, für die sie erhoben werden. Erhobene Daten müssen sachlich und inhaltlich korrekt sein und es darf nur das erhoben werden, was zur Verarbeitung erforderlich ist. Personen müssen zur Erhebung ihrer Daten einwilligen und bei der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung der Daten ist deren Schutz zu gewährleisten.
Möglichkeiten zur Zeiterfassung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung von manueller Erfassung bis zu Softwarelösungen. Die meistgenutzten sind Excel und Arbeitszeiterfassung mit Software.
Excel
Nicht selten werden Excel-Dateien in Unternehmen verwendet. In diesen Dateien werden personenbezogene Daten der Mitarbeiter erhoben und auf internen Datenträgern gespeichert. Auf diese Daten haben nur Mitarbeiter Zugriff. In der regel sogar nur ausgewählte Mitarbeiter. Doch das bietet keinen starken Schutz der personenbezogenen Daten.
Softwarelösungen
Da die Arbeitszeiterfassung mit Excel keine ausreichende Sicherheit liefert, lohnt es sich, mit einer Softwarelösung zu arbeiten.
Im Vergleich zur klassischen Zeiterfassung bieten Softwarelösungen viele Vorteile. Mobilität ist einer der Vorteile. Gerade die Coronapandemie in den letzten zwei Jahren hat gezeigt, dass Mobilität mit eins der entscheidenden Argumente für Zeiterfassungssysteme ist. Ob im Homeoffice, auf Dienstreise oder im Büro, mit Zeiterfassungssystemen sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer flexibel und ortsunabhängig. Die physische Präsenz der Mitarbeiter ist nicht erforderlich. Softwaresysteme sind vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO. Bei Softwaresystemen haben Unternehmer zwei verschiedene Möglichkeiten diese zu beziehen.
Was müssen Arbeitgeber bei der Zeiterfassung mit GPS-Daten beachten?
Minutengenau können Unternehmen erfassen, wie lange Mitarbeiter für einen Kunden oder Auftraggeber gearbeitet haben mittels GPS. So ist es möglich, das Projektmanagement und die Abrechnungen effizienter zu gestalten. Das ist gerade für Mitarbeiter im Außendienst sinnvoll.
Arbeitgebern ist es allerdings nicht gestattet, Daten ihrer Mitarbeiter permanent zu erfassen. Das kommt einer dauerhaften Überwachung gleich.
Wie lässt sich dann die Arbeitszeiterfassung via GPS mit der DSGVO vereinbaren?
Das wichtigste hier ist, dass der Mitarbeiter selbst entscheiden kann über die Aktivierung des Systems, das er selbst in der Hand hat. Damit lässt sich die Arbeitszeiterfassung via GPS mit der DSGVO in Einklang bringen. Der Mitarbeiter stempelt sich virtuell ein und aus auf einem mobilen Gerät wie dem Smartphone oder einem Tablet.
Hier gilt: Derjenige, der das System implementiert, ist für die Einhaltung des Datenschutzes zuständig, trägt also die Verantwortung. Wird die Software über einen Dienstleister bezogen, haftet dieser für die Einhaltung der Datensicherheit.
Können Arbeitgeber einfach so über eine Methode der Zeiterfassung entscheiden?
Geht es um Arbeitszeiterfassung, besteht bei vielen Arbeitnehmern auch viel Furcht. Zum Beispiel darüber, dass Arbeitgeber unkonventionelle Methoden benutzen oder Mitarbeiter ausspionieren. Zum Glück sind Arbeitszeiterfassungssysteme, die sich unkonventioneller Methoden bedienen, nicht DSGVO-konform. Sowie der Einsatz von Überwachung von Mitarbeitern.
Wie steht es um die Arbeitszeiterfassung mit Fingerabdruck?
Mitarbeiter müssen mit dieser Form der Arbeitszeiterfassung einverstanden sein. Haben Mitarbeiter Vorbehalte, so ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine andere Form der Authentifizierung anzubieten. Wenn im Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden ist, so hat dieses Mitbestimmungsrecht bei der Auswahl des Arbeitszeiterfassungssystems.
Zeiterfassungssoftware als DSGVO-konforme Lösung
Sowohl im privaten als auch im betrieblichen Umfeld haben sich Befugnisse in der Datenschutz-Grundverordnung massiv geändert. Diese Änderungen haben einen gravierenden Einfluss auf die Entscheidungsmöglichkeiten bezüglich der Arbeitszeiterfassung.
Zahlreiche Zeiterfassungssoftwarelösungen oder App-Lösungen, die eine DSGVO-konforme Zeiterfassung ermöglichen. Arbeitgeber haben dabei die Wahl, das System selbst zu implementieren oder den zuverlässigen Installationsservice der Softwarehersteller oder Provider in Anspruch zu nehmen. Natürlich steht es einem Unternehmer frei, über die Art und Weise selbst zu verfügen. Unternehmer sollten jedoch gut über die vielen Vorteile eines Installationsservice nachdenken, bevor sie eine Entscheidung treffen.
