Zeiterfassung im Minijob – was sie beachten müssen.

Müssen Arbeitszeiten im Minijob erfasst werden? Wie genau sind diese zu Erfassen? Diesen und weiteren Fragen gehen wir in unserem Blog nach.

Was sie zur Gesetzgebung wissen müssen

Ab dem 01.01.2015 gilt flächendeckend der gesetzliche Mindestlohn. Für folgende Personen müssen Sie ab dem 01.01.2015 Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren:

– Minijobber(Ausnahme: Privathaushalte)

– kurzfristig Beschäftigte gem.§ 8Abs.1 SGB IV

– Arbeitnehmer in den §2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes

genannten Wirtschaftszweigen.

Diese Aufzeichnungen müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag erfolgen. Die vollständig und korrekt ausgefüllte Liste sollte sowohl von den Arbeitnehmern als auch vom Arbeitgeber unterschrieben werden. Die Listen sind mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.

Wie Sie nun die Zeit im Minijob erfassen, ob auf Papier oder Excel, wird vom Gesetz nicht klar vorgeschrieben.

Klar ist jedoch, dass sie in der Nachweispflicht stehen! Im Falle einer Überprüfung durch einen Betriebsprüfer der Sozialversicherung oder den Zoll müssen die Aufzeichnungen für den/die Minijobber parat sein.

Anleitung zur Erfassung der Arbeitszeiten im Minijob mit Excel/Papier

Wenn Sie nun mit Excel arbeiten läuft es wie folgt ab:

Die Stundenzettel ausfüllen und anschließend zur weiteren Verarbeitung einsammeln. Anschließend in Excel übertragen. Wie wir nun wissen müssen die Aufzeichnungen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags erfolgen. In der Regel läuft es jedoch nicht so ab. In den meisten Betrieben werden die Stundenzettel nicht regelmäßig, sondern monatlich zur Lohnabrechnung eingesammelt.

Arbeitszeitaufzeichnungen: Wer muss den Stundenzettel führen

In der Nachweispflicht im Falle einer Prüfung ist stets der Betrieb. Minijobber können hingegen die Stundenzettel führen. Manuell geführte Stundenzettel müssen regelmäßig eingesammelt werden und dass Sie als Arbeitgeber in der Nachweispflicht stehen, sollten sie auch auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Die Stundenzettel müssen spätestens 7 Tage, nach der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit vorliegen. Trotz der 7 Tage Vorgabe hat es sich in den meisten Betrieben etabliert, dass die Stundenzettel monatlich zum Zeitpunkt der Verarbeitung der Lohnabrechnung eingesammelt werden. Hier zeichnet sich deutlich der Nachteil einer manuellen Zeiterfassung ab. Durch den Einsatz einer elektronischen Zeiterfassung garantieren Sie die Richtigkeit und Zuverlässigkeit der erfassten Zeit.

Aufbewahrungspflicht der Arbeitszeitnachweise im Minijob

Laut dem Arbeitszeitgesetz sowie dem Mindestlohngesetz müssen sie Arbeitsnachweise 2 Jahre aufbewahren. Da die Sozialversicherung jedoch rückwirkend vier Jahre prüfen kann und auch Anspruch auf Zeitnachweise hat ist es empfehlenswert diese länger aufzubewahren.

Muss eine Unterschrift auf die Stundenzettel?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift dazu, dass Stundenzettel unterschrieben werden müssen. Es empfiehlt sich jedoch Stundenzettel von Minijobbern unterschreiben zu lassen. Im Streitfall vor Gericht kann es ein Nachteil sein da zum Beispiel gekündigte Arbeitnehmer anbringen, dass nicht alle Arbeitsstunden ausgezahlt wurden. Wird ein Stundenzettel von einem Minijobber  unterschrieben so bestätigt er mit seiner Unterschrift, dass diese Stunden und nur diese auch tatsächlich geleistet wurden. 

Moderne Zeiterfassung – genau und zuverlässig

Beim Verwenden eines modernen Zeiterfassungssystems entfällt das Problem des manuellen Einsammelns, wir haben per Knopfdruck alle notwendigen und zuverlässig erfassten Daten zur Überprüfung parat. 

Routineaufgaben zur Zeiterfassung sind automatisiert und bieten uns eine schnelle und zuverlässige Übersicht aller Daten aus unserer Zeiterfassung. Sie haben zudem die Möglichkeit, Schichtpläne oder Urlaubsanträge direkt zu erstellen. Wenn sie eine webbasierte Zeiterfassung nutzen, sind Ihre Mitarbeiter sogar Orts- und zeitunabhängig. Was gerade in der heutigen Zeit Ihre Arbeitgeberattraktivität steigert.

Protokollieren Sie die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer sicher und schnell mit TimeSoft!

Das Team von ZEITundZUTRITT berät sie gern zur Zeiterfassung im Minijob. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf unter: +49 2536 / 318 44 33.

Fakten zum Mindestlohn.