Möchten Sie ein Zeiterfassungssystem für Ihre Angestellten einführen? Sie wissen nicht welches System für Ihr Unternehmen das richtige ist? Benötigen Sie ein Terminal und RFID-Chips/Karten oder eine simple Stempeluhr?
Es gibt viele Methoden, um die Arbeitszeit zu erfassen.
Das Finden der richtigen Methode erfordert eine Bedarfsanalyse Ihres Unternehmens!
Bei der Entscheidung für die richtige Methode vergleicht man Zeiterfassungssysteme und ermittelt die Bedürfnisse des Unternehmens. Wenn man die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems so angeht, vermeidet man Korrekturen oder Komplettänderungen, die möglicherweise zu höheren Ausgaben führen können. Kriterien für die Wahl eines Zeiterfassungssystems können zum Beispiel diverse Zeitkonten sein, die von Regelarbeitszeiten abweichen oder eine einfache Bedienung der Software oder der Hardware. Ein persönliches Gespräch kann viel Klarheit über die Funktionen der Software bringen und ihnen bei der richtigen Wahl helfen.
Zunächst also, was ist ein Zeiterfassungssystem?
Mit einem Zeiterfassungssystem hat das Unternehmen die Möglichkeit, die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter zuverlässig, objektiv und rechtskonform zu erfassen. Das entspricht der Zeiterfassungspflicht, die vom Europäischen Gerichtshof 2019 beschlossen wurde. Vor dem durch den EuGH erlassenen Beschluss waren Arbeitgeber in Deutschland lediglich zur Erfassung der Überstunden verpflichtet. Laut EuGH müssen Unternehmen die tägliche Arbeitszeit erfassen, unabhängig von der Betriebsgröße.
Zeiterfassungssysteme finden in verschiedenen Bereichen Anwendung. Zur Unterstützung bei Projekten zur Dokumentation der Projektzeiten sowie im Human Resource Bereich zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten, Fehlzeiten etc. sowie in der Auftragsverwaltung. Ein Zeiterfassungssystem ist somit ein sehr zuverlässiges und vor allem sinnvolles Tool. Wie Arbeitnehmer Ihre Arbeitszeit eintragen oder ob sie stempeln ist abhängig vom Zeiterfassungssystem, das im Unternehmen eingesetzt wird. Dafür stehen dem Unternehmen verschiedene Geräte zur Verfügung. Klassisch und simpel ist die Stempeluhr, modernere Geräte sind Terminals und RFID Chips/Karten oder die digitale Erfassung per Software. Eine beliebte Variante ist die Kombination von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Die Auswahl an Möglichkeiten kann überfordernd wirken. Mit Blick in die Zukunft sollte die im Unternehmen eingesetzte Methode zur Zeiterfassung zumindest den Anforderungen des EuGH entsprechen.
Methoden der Zeiterfassung.
Der Stundenzettel zum Ausdrucken:
Simpel lassen sich die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern mittels Stundenzettel erfassen. Diese Methode ist kostengünstig. Zumindest auf den ersten Blick. Wen man, den hohen Papierverbrauch berücksichtigt der bei dieser Methode entsteht sowie den Verwaltungsaufwand ist diese Methode nicht kostengünstig. Fraglich ist bei Stundenzetteln der Aspekt der Sicherheit und Zuverlässigkeit. Stundenzettel, die manuell ausgefüllt werden, haben den großen Nachteil, dass sie manipuliert werden können und anfällig sind für Fehler oder Verluste.
Zeiterfassung mittels Software:
Eine Zeiterfassungssoftware ist eine digitale Art der Zeiterfassung. Sie macht es den Angestellten möglich, flexibel die Arbeitszeit ortsunabhängig zu erfassen. Ob im Homeoffice oder im Auslandseinsatz, Angestellte können in Echtzeit ein und ausstempeln. Außerdem können nicht nur die geleisteten Stunden erfasst werden, sondern auch Projektzeiten, Überstunden, Fehlzeiten und Urlaubszeiten.
