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Definition
Zeiterfassung ist die schriftliche oder digitale Erfassung von Zeiträumen. Betriebswirtschaftlich versteht man unter Zeiterfassung (auch Personalzeiterfassung genannt) die Erfassung der von Arbeitnehmern geleisteten Arbeitszeit. Die Erfassung der Zeit wird im Personalwesen eingesetzt. Der Begriff Zeiterfassung wird hauptsächlich im Zusammenhang mit der betrieblichen Zeiterfassung verwendet und unter anderem auch Arbeitszeiterfassung genannt.
Zweck
Die Erfassung der Zeit kommt sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern zugute. Es geht darum Transparenz und Klarheit zu haben über die zu leistenden Zeiten. Es geht auch um eine Beweissicherung. Auch von dieser Beweissicherung profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Eine ordentlich geführte Zeiterfassung hilft eine faire Lohnabrechnung zu führen und liefert Daten zur Optimierung der Arbeitsprozesse in einem Unternehmen. Wird Zeiterfassung in Projekten eingesetzt, kann diese auch unterstützend wirken bei Preisverhandlungen mit Kunden.
Auf einem Blick:
- Erfüllung der Nachweispflicht von Arbeitgebern
- Übersicht über die Arbeitszeiten und Produktivität von Mitarbeitern
- Reduzierung von Fehlzeiten und Minusstunden
- Dient der Optimierung von Ressourcen und Prozessen
Anwendung
Überwiegend findet die Erfassung der Zeit in der Arbeitswelt Anwendung. Also zur Einhaltung gesetzlicher Regelungen sowie der Aufzeichnung der zu leistenden Arbeitsstunden. Mit Zeiterfassung lassen sich auch Erfolge messen wie zum Beispiel bei Wettbewerben.
Möglichkeiten der Erfassung
Die einfachste Variante ist die schriftliche Erfassung. Wichtig ist dabei, dass die Erfassung den an Arbeitgeber gerichteten Vorschriften entspricht. Diese Art der Erfassung ist nicht zuverlässig, nicht transparent und manipulierbar. Sie dient im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung eventuell nicht einmal als Nachweis. Dies kann sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber vom Nachteil sein.
Eine weitere Variante ist die Excel-Tabelle. Das ist zeitaufwendig und liefert auch nicht mehr Zuverlässigkeit als eine schriftliche Erfassung. Im Grunde genommen hat das Personalbüro dadurch doppelte Arbeit, da zunächst handschriftlich ausgefüllte Zeitstunden Zettel eingesammelt werden müssen. Diese müssen kontrolliert werden und anschließend in die Excel-Tabelle eingetragen werden. Dieses Vorgehen ist dadurch auch anfällig für Fehler.
Sie können auch digitale Lösungen wie Zeiterfassungssoftware nutzen. Die handschriftlichen Modelle unterliegen hier den Vorteilen einer digitalen Zeiterfassung. Arbeitszeiten, Fehlzeiten sowie sonstige relevanten Zeiten werden fehlerfrei aufgezeichnet und müssen nicht zusätzlich digitalisiert werden. Ein weiterer Vorteil der digitalen Zeiterfassung ist, dass die Hersteller die Software stets auf dem neuesten Stand halten. Sodass jegliche Änderungen für sie in ihrer Software rechtzeitig eingepflegt werden. Schnittstellen ermöglichen die Übergabe aller wichtigen Daten an weitere Software, mit der ihr Betrieb arbeitet, zum Beispiel die die Lohnabrechnungs-Software. Oftmals arbeitet eine Zeiterfassungssoftware mit Zeiterfassungsterminals und RFID-Chips.
