Zeiterfassung und die DSGVO- das müssen Sie beachten

Moderne Zeiterfassung und die DSGVO stehen nicht im Konflikt zueinander. Im Gegenteil! Für Arbeitnehmer hat moderne Zeiterfassung viele Vorteile.  Arbeitszeiten im Blick, lückenlose Erfassung, zuverlässige Errechnung und Vergütung der Überstunden.

Derzeit ist es nicht nur der digitalen Zeiterfassung geschuldet, dass viele Unternehmen Ihre Zeiterfassung austauschen. Durch den Beschluss des EuGH, vom14. Mai 2019 sehen viele Unternehmen Handlungsbedarf. Laut Beschluss sind europäische Unternehmen verpflichtet Anhang von Arbeitszeiterfassungssystemen die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu protokollieren. Dieser Beschluss und dessen Umsetzung stehen allerdings in einem gewissen Konflikt mit der tatsächlichen Umsetzung. Denn Ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten erfordert ebenfalls eine Orts- und Zeitunabhängige Zeiterfassung. Führen wir uns allein die derzeitige Situation mit Kurzarbeit, Homeoffice und Co. vor Augen sehen wir, dass dies mit der herkömmlichen altmodischen Zeiterfassung nicht möglich ist.  Die Gründe überzeugen, so wird gerne auch vorab auf eine digitale Zeiterfassung umgestiegen. Doch was müssen Unternehmen nun Datenschutzrechtlich beachten?

Zeiterfassung im konflikt mit der DSGVO?

Durch den Einsatz einer modernen Zeiterfassung und des dazugehörigen Zubehörs wie ID-Karten oder Apps implementieren Sie die Zeiterfassung transparent und effizient in den Prozess der Gehaltsabrechnung. Dieser Vorteil macht die moderne Zeiterfassung für Unternehmer interessant. Ein Konflikt mit dem Artikel 6 der DSGVO besteht nicht (hier nachlesen https://dsgvo-gesetz.de/art-6-dsgvo/). Arbeitnehmer profitieren von moderner Zeiterfassung, für Sie bedeutet es eine transparente Erfassung der Arbeitszeit und der Überstunden.

Die Zeiterfassung ist meistens für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig und trifft hier auf den § 26 Abs. 1 BDSG. Hier erfasst man nur datenschutzrechtlich notwendige Daten. Sie müssen darauf achten welche Daten erforderlich sind und welche nicht. Kompliziert wird es, wenn es um stark personenbezogene Daten gemäß Artikel 9 der DSGVO geht (hier nachlesen https://dsgvo-gesetz.de/art-9-dsgvo/). Ein Beispiel dafür sind biometrische Daten wie der Iris-Scan oder Fingerabdruck. Wenn sie also besonders personenbezogene Daten erfassen, kann es zulässig sein, aber erkennt man das Erfordernis nur dann an, wenn sie für die Erfüllung ihrer rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber notwendig sind. Dies sind zum Beispiel Pflichten aus dem Recht der sozialen Sicherheit oder dem Arbeitsrecht.

Benötigen sie eine Einwilligung für die digitale Zeiterfassung?

Ihnen als Unternehmer bleibt nun eine weitere Rechtsgrundlage die Einwilligung.

Die Bedingungen ergeben sich aus Artikel 7 DSGVO (hier nachzulesen https://dsgvo-gesetz.de/art-7-dsgvo/), sind streng und zu beachten.

Die Freiwilligkeit ist für eine rechtswirksame Einwilligung zu berücksichtigen. Es ist zwar fragwürdig inwieweit eine Freiwilligkeit in einem Arbeitsverhältnis gegeben ist, sodass sie idealerweise einen Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen sollten. Allein schon um Fehler bei der Einwilligungserklärung zu vermeiden was schlussendlich zur Unwirksamkeit führen würde.

Wie lange dürfen sie die gesammelten Daten speichern?

Laut Datenschutzrecht gilt der Grundsatz der Datenminimierung. Daten werden daher, wenn sie ihrem Zweck nicht mehr dienlich sind, gelöscht. Der Zweck der Datenverarbeitung sollte dokumentiert sein. Sie sollten zur Absicherung hier das ArbZG heranziehen, um die Speicherdauer konkret zu bestimmen. So sind zum Beispiel laut § 16 ArbZG Überstunden für zwei Jahre zu speichern. Weitere Fristen können sich aus steuerrechtlichen Normen ergeben.

Um allen Normen und Vorgaben gerecht zu werden erstellen sie als Arbeitgeber, ein ausführliches Löschkonzept. Dieses Löschkonzept sollte auf jeden Fall mithilfe eines Datenschutzbeauftragten erstellt werden.